Birkaç kolay adımda Outlook’ta toplantılar nasıl planlanır
Buluşma üretkenliği büyük ölçüde etkiler. Ortak danışmanlık iyi iletişimi ve problem çözmeyi teşvik eder. Bununla birlikte, planlanan bir toplantı zor ve stresli olabilir, özellikle de toplantıya son dakikada çağrılan veya farklı yerlerden insanları dahil etmişse. İhtiyaç duyulan malzemeleri karşılamak ve toplamak ve dağıtmak için en iyi zamanı bulmak da bir yük olabilir. Microsoft Outlook, bu işlemi basitleştirerek zamanlama yoğunluğunu karmaşık olmayan ve stressiz hale getirebilir. Ekibimiz tarafından Amelia’daki bu makale, Outlook’ta toplantılar planlama sürecinde size rehberlik edecektir.
Outlook’ta bir toplantı nasıl planlanır
Outlook takviminizi açın. Takvimi görüntülerken, takvim bandındaki Ana Sayfa sekmesini tıklayın. Yeni bir toplantıyı tıklayın. Toplantının zamanlama penceresi görünecektir.
Alan altındaki davet e -posta adresini girin.
Ardından, başlığı veya konuyu konu alanının altına sıkıca girin Ardından, Outlook hesabınızla ilgili bir Exchange sunucunuz varsa, konumu girin, konumu ayarlamak için Oda Finder adlı bir özellik kullanabilirsiniz. Toplantı sekmesinin altında oda arayanına tıklayın. Oda Bulucu özelliği ofisinizde bulunan toplantı odasını görüntüler. Bu, kullanıldıklarında ve saatte görüntülenir.
Toplantı tarihini ve saatini ayarlayın Isıtılan menüyü kullanmaya başlayın. Toplantının sonunu belirleyin. Ardından, mesaj ekleyebilir, bilgileri tamamlayabilir veya metnin metnine toplantı materyalleri ekleyebilirsiniz.
Gönder’i tıklayın, toplantı davetiyenizi göndereceksiniz. Toplantınız artık takviminizde ve davet edilen konuk takviminizde görünecektir. Bir toplantı davetini kabul edebilir veya reddedebilir veya alternatif toplantılar önerebilirler.
Planlama Asistanları Kullanarak Outlook’ta Toplantılar Nasıl Planlanır
Asistan zamanlaması, iletişim programınızı görmenizi sağlar, böylece toplantıları en rahat zamanda planlayabilirsiniz. Bu aracı kullanmak, her davetiyenin programına uygun olarak toplantı süresini bulmaya yardımcı olur. Herkesin takvimi her zaman en iyi sonuçlar için güncellenmelidir. Zamanlama asistanlarıyla Outlook’ta toplantıların nasıl planlanacağına dair adımlar: Yeni bir toplantıyı tıklayın.
Toplantı penceresinde asistan planlamasını tıklayın.
Adınız altında görünen kutuyu tıklayın ve e -postayı veya katılımcının adını yazın. Veya adres defterinizi görüntüleyecek artı katılımcıları tıklayabilirsiniz.
Bir isim yazmaya başladığınızda, Outlook yeni bir e -posta gönderdiğiniz kişiye dayalı tavsiye sağlar. Listeye eklenecek kişinin adını seçin. Birinin zorunlu veya isteğe bağlı bir katılımcı olup olmadığını işaretleme seçeneği vardır. Kişinin adının yanındaki simgeyi tıklayın. Ardından, gerekli veya isteğe bağlı seçenekleri seçebilirsiniz. Toplantılarda kullanılacak kaynakları da ekleyebilir ve işaretleyebilirsiniz. Bunu yapmanın başka bir yolu adres defterinizdir. Adres defterinize erişmek için katılımcılar ekleyin. Ardından, katılımcının adını zorunlu ve isteğe bağlı kutuya ekleyebilirsiniz. Kaynak kutusuna arka grafikler gibi öğeler de ekleyebilirsiniz. Römorkör menüsünü kullanarak başlangıç ve son ile ortak tarihi belirleyin.
Konum ekle. Outlook 2016 ve Outlook of Office 365’te, konumun adını yazabilirsiniz ve Outlook tavsiyeyi görüntüleyecektir. Konumu seçmek için öneriyi tıklayın veya başka bir yer bulmak için yazmaya devam edin. Ayrıca, odaya tıklayarak toplantınızın gerçekleşeceği odaya girebilirsiniz.
Outlook, davet planına göre mevcut ilk toplantı süresini bulabilir. Seçenek sekmesi altında otomatik olarak seçin. Outlook, listedeki herkes için uygun zamanı bulabilir veya yalnızca katılımcılara ihtiyaç duyulur.
Ardından, Zamanlama Asistanında görünen randevu tıklayın. Burada, metin gövdesi alanındaki toplantıların bir açıklamasını yazabilirsiniz. Metni ayarlamak için farklı yazı tipleri, mermi noktaları vb.
Gönder’i tıklayın. Outlook’ta bir toplantı planlandığında başka bir seçenek
Outlook, davetinize toplantı materyali göndermek için seçenekler sunar. Dosyayı aynı anda herkese göndermek için toplantı davetine ekleyebilirsiniz.
Ekli dosyalarla Outlook’ta toplantıların nasıl planlanacağına dair adımlar: Yukarıdaki adımları izleyerek yeni bir toplantı oluşturduktan sonra, Toplantı Şeridi’ndeki Ekle sekmesini tıklayın. Ardından, dosyayı ekleyin.
Eklemek istediğiniz dosyayı seçin ve bitirin!
Bir toplantı planladıysanız ancak daha fazla insanı davet etmek istiyorsanız ne olur? Birini planlanan bir toplantıya nasıl ekleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
Toplantının sahibiyseniz, aşağıdaki adımları izleyin:
Açmak için toplantıya çift tıklayın.
Eklemek istediğiniz kişilerin e -posta adresini alanda bir toplantıya veya Zamanlama Asistanına ekleyin.
Gönder’i tıklayın.
Toplantının sahibi değilseniz, aşağıdaki adımları izleyin: Bir toplantı isteği açın.
Ayarlarda yanıtla tıklayın.
Ardından, ileri basın. Bir toplantı isteğinden başka bir alıcı eklemek için e -posta adresini girin.
Gönder’i tıklayın.
Toplantı sahibi, talebi başka birine devam ettirdiğinize dair bir bildirim alacaktır.
Tekrarlanan Görünümde Bir Toplantı Nasıl Planlanır
Tekrarlanan toplantılar projeyi güncel tutmak ve iletişimi teşvik etmek için çok yararlıdır. Tekrarlanan toplantılar, bir projede ortaya çıkabilecek herhangi bir sorun için hızlı çözüm bulmanın anahtarı olabilir. Ofis Takvimi 365 ile tekrarlanan görünümde bir toplantı nasıl planlanır:
Takviminizde Yeni’yi tıklayın.
Toplantının ayrıntılarını doldurun (yasa, konum, başlık vb.). Çekme menüsünün tekrarlanan frekansını seçip seçerek Prasetel seçeneğiyle tekrarlayın.
Veya zamanı tekrar tekrar ayarlamak için seçenek düğmesini kullanın.
Belirli odalarda tekrarlanan toplantılar planlarsanız ve diğerleri de aynı odada toplantılar planlarsanız, Office 365 size zaman çatışmaları hakkında bilgi vermeyecektir. Outlook takvimi uygulamasıyla tekrarlanan görünümde toplantılar nasıl planlanır: Yeni bir etkinlik yaparak başlayın.
Seçenek tekrarlayın.
Günlük, haftalık, aylık veya yıllık frekansları seçin.
Daha fazla Outlook Toplantı Zamanlama Özellikleri, zamanlamayı kolaylaştırmak için başka özellikler sağlar. İşte sıkıca izlemenize yardımcı olacak bazıları: renk kodu özellikleri
Outlook, programınızı izlemenize yardımcı olmak için Renk Kodu özelliğini kullanır. Mevcut program genellikle dolu olduğundan, nerede ve ne zaman olacağını deşifre etmek zordur. Bu araçla, bir toplantıyı önemli veya önemli olmayan olarak işaretleyebilirsiniz ve bunu bir kişi, kişisel veya gizli olarak işaretleyebilirsiniz.
İzleme özelliği İzleme özelliği, kimsenin gerginliğinizi harcamadığından emin olmanıza yardımcı olur. Konuklarınızı davet ettikten sonra, izleme özelliği toplantı talebinize kimin yanıt verdiğini görmenizi sağlar. Bu özelliği kullanmak için Sıkı seçin, ardından İzleme simgesine basın. Davet edilen insanların listesi, davet edilen herkesin tepkisiyle görünecektir. Takviminizde görüntülenen bilgiler
Takviminizi ortak çalışanlarla paylaşmak bir toplantı planlamanın pratik bir yoludur. İş arkadaşlarının tüm programınızı görmesini önlemek için, birkaç öğeyi kişisel olarak işaretleyebilirsiniz. Sağ -Gizli tutmak istediğiniz öğeye tıklayın ve özel seçin. Meslektaşları o sırada meşgul olduğunuzu görebilecek, ancak ne planladığınızı göremeyecekler. Toplantılar planlamak için Outlook’ta bir toplantının nasıl planlanacağını düşünmek zor olabilir ve bazı insanlarla ileri geri iletişim kurmak zaman alabilir ve kafa karıştırıcı olabilir. Outlook’ta toplantıların nasıl planlanacağını öğrenmek bu görevi kolaylaştırabilir. Outlook’taki program toplantıları, birkaç kişiyi organize bir şekilde davet etmek için yararlıdır. Sıkı bir şekilde planlamanın bir başka yolu da Amelia’yı kullanmaktır. Amelia, etkinliği toplama ve planlama sistemidir. Bu eklenti, tüm toplama vaatlerini yönetmek için herhangi bir WordPress sitesine eklenebilir. Amelia, maliyetleri azaltmak ve insan hatalarını ortadan kaldırmak için zamanlama sürecini otomatikleştirir. Arka uç ve ön uç, herhangi bir cihazda kullanım için duyarlı tasarıma sahip basit bir arayüze sahiptir. Bu araçla, geçmiş bir ödev planlama toplantısı yapabilirsiniz. Outlook’ta toplantıların nasıl planlanacağına dair bu makaleyi okumak isterseniz, bir Skype toplantısının nasıl planlanacağına dair bu makaleyi okumalısınız. Ayrıca toplantı kontrol listeleri, toplantılar, metin mesajlarının hatırlatıcısı ve onaylama e -mail gibi birkaç ilgili konu hakkında yazdık.
