Bir Skype toplantısı hızlı ve verimli bir şekilde nasıl planlanır
Mevcut pandemi ile, evden çalışan çalışan sayısında gerçek bir iyileşme gördük. Bu, iletişim sorunlarında bir artışa yol açtı. Skype for Business, daha önce Lync, şirket için dağınık bir yazılım ve video konferansıdır. Bu, alıcıların bu programı kullanması gerekmeden 250 katılımcı ile toplantı yapmanızı sağlar. Ses, video ve sohbeti tek bir yerde birleştirir. Ancak, toplantı kendi ev sahibiniz olmayacak. Bir Skype toplantısı planlamak için uygulamayı nasıl doğru kullanacağınızı bilmeniz gerekir.
Bu konu hakkında daha fazla bilgiyi, başarılı bir iş için bir toplama sözü sipariş etmek için bir çözüm olan Amelia’daki ekibimiz tarafından yapılan bu makalede. Outlook’u kullanarak bir Skype toplantısı hazırlamak için bir Skype toplantısı nasıl planlanır
Katılımcılar toplantıya doğrudan katılabilirler. Toplantı sekmesinin altında seçeneği açın, mevcut odayı bulmak için oda aramasına tıklayın veya toplantı konumunu konum kutusuna yazın. Bir toplantı için başlangıç ve son seçin. Tüm katılımcılar için uygun olan en iyi zamanı bulmak için zamanlama asistanını (Toplantı sekmesinde toplantı bölümünde bulunur) kullanabilirsiniz. Toplantı gündemini toplantı alanına girin. Skype toplantı bilgilerinin değiştirilmediğinden emin olun. Office 365 için iş veya kurumsal aboneliğe erişiminiz varsa, Outlook web uygulamasını kullanarak bir çevrimiçi toplantı planlayabilirsiniz. Bu, çevrimiçi bir toplantıya katılmanız için bir bağlantı sağlar ve arama konferansı için yerel numaraları bulun bir bağlantı sağlar. Varsayılan seçeneği kullanarak bir Skype toplantısı hazırlamak için ayrıntılı talimatlarda büyük bir Skype toplantısı hazırlayın. Bu, aynı şirketin üyeleri de dahil olmak üzere küçük toplantılar için iyi çalışır. Şirketinizin dışındaki katılımcılarla büyük bir video konferansı planlamak için bazı toplantı seçeneklerini değiştirmeniz gerekir. Süreç boyunca size rehberlik edelim. Zamanlama işlemini çalıştırın
Büyük toplantılar düzenlemeye adanmış iş sunucuları için Skype koleksiyonu, aynı anda 1000 katılımcıya kadar bir toplantı destekleyebilir. Bant dışı zamanlama işlemi, program çatışmalarını önlemek ve ön uç sunucudan destek sağlamak için çok önemlidir. Bu amaçla, varsa, şirketinizin Destek Takım Ticaret Sistemini kullanabilirsiniz. İş toplantısı için büyük bir Skype hazırlamak için aşağıda sunulan adımları izleyin. Sunucunun zaman, süre, toplantı büyüklüğü ve sayısı ve adı, toplantı veya toplantı delegasyonu tarafından belirlenir. Katılımcı sayısı 250’den fazlaysa veya 250 katılımcının altındaki bir konferans için daha iyi bir kullanıcı deneyimi sağlamak için, organizatör veya delegasyonun büyük bir toplantı talebi göndermesi gerekir.
Zamanlama personeli, istenen tarih ve saatin mevcut olduğunu doğrulamak için büyük toplantı takvimini inceledi, ardından toplantı talebini onayladı. Ayrıca, zamanlama personeli, Skype for Outlook için bir çevrimiçi toplantı eklentisi kullanarak toplantılar hazırlamak için özel bir koleksiyonda kimlik bilgilerini kullanır. Toplantıdan toplantıya katılmak için gereken URL’yi içeren onay bildirimini almasını isteyen kişi. Ayrıca, toplantının organizatörü veya delegasyonu konferansı görünümü kullanarak planlayabilir ve toplantı davetine verilen URL’yi göndermeden önce sağlayacaktır. davetlilere. Gerekli zamanlama yapılandırmasını tanımlar Büyük toplantı koleksiyonunda talep edilen toplantıyı planlayan büyük toplantıyı destekleyen personelden sonra belirlemeniz gereken birkaç şey var. İhtiyaçlarınıza göre erişim seviyesini ve diğer toplantı ayarlarını ayarlamanız önemlidir. Aşağıda sizin için yararlı olan bazı ipuçları ve ayarlar bulunmaktadır. Bazı toplantılar için özel bir toplantı odası kullanmayın. Daima yeni bir tane hazırlayın.
Toplantılara erişim düzeyini uygun şekilde yapılandırın. Şirket dışından toplantıya katılan insanlar varsa, “kimseye (sınırsız)” erişimin türünü belirleyin. Bu şekilde toplantı başladığında hala bekleme odasında olan katılımcılarla uğraşmanıza gerek yoktur. Tüm katılımcılar şirketin üyesiyse, “organizasyonumdaki herkese” erişim türünü belirleyin. “Şirketi davet ettiğim kişiler” i seçmemenizi tavsiye ediyoruz. Evet ise, tüm bireysel e -posta adreslerini davet listesine eklemelisiniz.
“Sadece ben, buluşma organizatörü” seçeneğini seçmeyin. Bu tür erişim, sunum yapan kişi de dahil olmak üzere tüm katılımcıların toplantı sırasında bekleme odasında olması gerektiği anlamına gelir. Bu durumda, konferansı yürüten kişilerin yeni katılımcılar almak için herhangi bir zamanda bekleme odası listesine bakmaları gerekir. Katılımcıların cep telefonlarından otomatik olarak girmesine izin vermek için “arayanın arayanlarını doğrudan” kontrol etmenizi öneririz. Başvuranın toplantısından aldığınız Toplantı Davetiyesi’ne toplantının organizatörünü veya delegasyonunu ve tüm sunum yapanları dahil etmeyi unutmayın. Sunumcu ayarlarında otomatik promosyon seçenekleri kullanmayın. Sunucuyu doğrudan tanıtmak, sunum yapanların sayısını düşük ve yönetilmesi kolay tutmanıza yardımcı olacaktır. Toplantıdaki çoğu insan katılımcıların statüsüne sahip olmalıdır. Bu, PowerPoint sunumlarını silme veya diğer katılımcıları devre dışı bırakma veya etkinleştirme yetkisi olmayan insanlar gibi beklenmedik rahatsızlık riskini azaltacaktır. İstenmeyen durumları daha da önlemek için, toplantı sırasında yalnızca sunum yapan kişinin ses ve video göndermesine izin verildiğinden emin olmak için “Tüm Katılımcılar Sessiz” ve “Katılımcı Videoyu Engelledi” i kontrol edin. Büyük Bir Toplantı Politikası Yapın
Yeni bir konferans politikası oluşturmak ve büyük bir toplantıya atanan tüm katılımcıların oraya erişmelerini sağlamak önemlidir. Politikayı hazırlamak için aşağıdaki yapılandırmayı kullanın:
MaxMeetingsize’yi varsayılan 250’den 1000’e değiştirin.Allplargemeetings parametresini true olarak ayarlayın. EnableAppdesktopharing parametresini hiçbir şeye ayarlayın.
Parametreleri ayarlayın.
İzin verilenSaredNotes parametresini false olarak ayarlayın.
AllowAnnotations parametresini false olarak ayarlayın.
Altymultiview parametresini false olarak ayarlayın.
EnableMultiViewJoin parametresini false olarak ayarlayın.
Aşağıdakiler, alglArgemeetings’in sonuçlarıdır:
Katılımcılar listesini gizleyin.
IM penceresindeki hataları devre dışı bırakma.
Çok partili videoları devre dışı bırakın.
Katılımcıları sunum yapan kişiye tanıtma yeteneğini devre dışı bırakır. Tüm sunucular önceden belirlenmelidir.
Bireysel katılımcıların seslendirme yeteneğini devre dışı bırakır.
Katılımcılara Video Vurgu Kilidi Özellikleri Uygulama olanağını devre dışı bırakır.
Aktif büyük bir toplantı için dokunmatik tondan sorumlu kişisel sanal asistan olmadığından, gelen çağrı katılımcıları 6 bağlantı düğmesini kullanarak kendi seslerini çalamayacaklardır. Toplantı organizatörleri toplantıyı düzenlerken “Muteall” seçeneğini etkinleştirirse, toplantı süresince PSTN katılımcıları devam edecektir.
Mobil cihazları kullanarak iş toplantısı için Skype’a katılmak
İş toplantısı için Skype’a katılmak için bilgisayarın önünde oturmanıza gerek yok. Masaüstü bilgisayarı veya dizüstü bilgisayarı olmayanlar mobil cihazlarına uygulamaları indirip yükleyebilir. Ayrıca MS Exchange veya Office365’i cihazlarına yüklerse, bu hizmeti işbirliği içinde de kullanabilirler. İşletme kullanıcı arayüzleri için Skype tüm cihazlarda (Windows, iOS ve Android) benzerdir. Android işletim sistemini kullanan cihazlarda, ana ekran yaklaşan toplantıları ve en son kişileri görüntüler. Bugün veya ertesi gün toplantıların tam bir listesi için ekranın üstünde bulunan toplantı simgesini tıklayın. “Birleştirme” düğmesi toplantı bilgileri ekranında bulunur. Toplantıya katıldıktan sonra, diğer katılımcılarla etkileşim kurma, daha fazla katılımcı ekleme, video paylaşma ve sunum yapan kişiyle bir ekran görme yeteneğine sahipsiniz. Windows’ta çalışan cihaz, yüksek kaliteli sunum yapanlara sahip bir ekran görmenizi sağlar. Kontrol gizli veya görünür olabilir. İOS cihazlarında, paylaşılan ekranın görüntü kalitesi aynıdır. Ancak, kontrol iOS kullanıcı arayüz tasarımını izleyecek şekilde konumlandırılır. Alternatif seçenekler mi arıyorsunuz? 2012 yılında Microsoft tarafından satın alındıktan sonra, Skype’da yeni özellikler eklemek ve başkalarını kaldırma da dahil olmak üzere birçok değişiklik yapıldı. Microsoft ayrıca Skype’u Office Suite’e entegre etti. Bir toplantı planlamak için iyi bir alternatife ihtiyacınız varsa, en iyilerinden biri Amelia.
