Daha fazla iş tamamlamak için 12 etkili zaman yönetimi stratejisi

Bu yazıda konuşacağımız şey bu. Size zamanınızı nasıl daha iyi yöneteceğinizi öğreteceğiz, böylece günün sonunda bunalmış ve verimsiz hissetmezsiniz. Özellikle sizin için çalışan çeşitli tekniklere dayanan bir rutin oluşturduktan sonra, aynı sayıda saat içinde daha fazla ulaşabilirsiniz.
Öyleyse, meşgul insanlar için en etkili zaman yönetimi stratejilerinden bazılarını tartışalım!
Ne hakkında konuşacağımızı tartıştıktan sonra daha fazla işi tamamlamak için etkili bir zaman yönetimi stratejisi, kanıtlanmış on iki zaman yönetimi stratejisine bakalım.
“Basit” ve “karmaşık” görevlerinizi ayırın
Değerlere göre görevleri önceliklendirin
Bir gün önce planlayın
Günlük iş alışkanlıkları oluşturun
Görevi otomatikleştirin
Dijital çalışma alanınızı ayarlayın
Gerçekçi bir son teslim tarihi belirleyin
Her seferinde yalnızca bir görev yapın
Gün ve hafta için net bir hedef belirleyin
Tamamlanan görevde kalmayı bırak
Üretken saatlerinize dikkat edin
Engel
Gününüzü en üst düzeye çıkarın ve daha fazla verimsiz olun: Twoet için 12 Salkalı Zaman Stratejisi
“Basit” ve “karmaşık” görevlerini ayırın Bazı görevler elbette diğerlerinden daha fazla zamana ihtiyaç duyarsınız. Genellikle, hangi kategoriye hangi görevlerin dahil edildiğini bilmelisiniz, özellikle de zaman yönetimi araçlarıyla izlerseniz. Küçük ve karmaşık görevleri etiketlemek, çalışma gününüzü her göreve ne kadar harcadığınıza göre düzenlemenize yardımcı olacaktır. Örneğin, tamamladığınızdan emin olmak için o gün için bazı küçük görevler veya bir karmaşık görev ekleyebilirsiniz. Sırayla, günün başında küçük görevler koyabilirsiniz, böylece listeden geçebilir ve daha sonra daha karmaşık görevler yapmaya başlayabilirsiniz. Ayrıca, o gün bazı işleri tamamladığınızı ve şimdi size günün geri kalanını getirebilecek (hatta çok günlük görevlere dönüşebilecek) karmaşık şeylere tamamen odaklanabileceğiniz için gönül rahatlığı sağlar.
Kısa görevler isteğe bağlıysa (zamana duyarlı olmadıkları veya acil olmadığı ve herhangi bir zamanda yapılabilirlerse), önce uzun bir görevi tamamlamaya ve daha sonra günün sonunda ilk kez sıkmaya odaklanabilirsiniz.
Görevleri buradaki değere göre önceliklendirin, her şey basittir. Bir görev daha yüksek bir önem seviyesine sahip olduğunda (kişisel olarak, ekibiniz ve/veya şirketiniz için), önce bitirmeye ve ardından gerisini halletmeye çalışmalısınız. Genellikle bu sırayla karmaşık ve rutin görevler yapmaya çalışın. Çok fazla iş ve çok zaman içeren görevi tamamladıktan sonra, e-posta, idari konular, takip, hafif araştırma vb. Görevin önemi ile kastettiğim şey:
Bu senin en zorlu şey
Bu acil veya zamana duyarlıdır (örneğin, yarın bir toplantınız var ve önce araştırma yapmanız gerekiyor, ya da hemen müşterinize bir prototip göndermelisiniz)
Kendiniz için bir son tarih belirlediniz ve planınıza sadık kalmak istiyorsunuz
Sizin ve/veya ekibiniz için daha uzun süre bekleyebilen diğer görevlerden daha değerli
Bir görev, tüm bu kriterleri aynı anda veya tek tek karşılayabilir.
İş gününün bitiminden bir gün önce planlayın, ertesi gün ne elde etmek istediğinizin bir listesini yapmak için 10 veya 15 dakika ayırın.
Tamamlanması gereken sıraya (faizlere ve zamanın tahminlerine dayalı olarak) öğeleri ekleyin, ancak gerçekçi kalır ve beklenmedik olası bir gecikme için her göreve hata marjları ekleyin. Listenizi halledebileceğinizden emin olmadığınız şeylerle yüklemeyin. Ne kadar çok görev eklerseniz, kendinize o kadar fazla baskı verirsiniz, bu da günün sonunda bitmemiş işlerle ortaya çıkmayı istediğinizi hissettirecek. Kendi zamanınız değil, aynı zamanda diğer insanlarla da. Bazen, programınızı kitaplarla koordine etmek zordur, çünkü çeşitli dış faktörler müdahale edebilir.
Ama buradaki hile. Çok önemli olmadıkça bu faktörleri nasıl görmezden geleceğinizi öğrenmek. Programınıza müdahale etmeleri gerekmiyorsa, üretken kalmanıza ve listenizdeki daha fazla öğeyi kontrol etmenize yardımcı olursa rutininizi sadakatle takip edebilirsiniz. İşte gününüzü bir alışkanlık haline getirebileceğiniz bir şablon:
Erken kalk.
Günü beyninizi çalışmaya hazır hale getiren herhangi bir şeyle yaşayın. Örneğin, uyandıktan sonra içme suyu, bir süre egzersiz yaparak, 10 dakika dışarıda yürümek, bir fincan kahve yapmak, favori müzik dinlemek vb.
Düzenlemek için kendinize yarım saat verin. Programı kontrol edin, gündeminizde herhangi bir değişiklik olmadığından emin olmak için ekibinizin güncellemesini okuyun, gelen kutunuzu tarayın, ancak yalnızca acil e -postaları yanıtlayın, haftalık görev listenize yeni öğeler ekleyin.
Öncelik görevinize dayanarak ilk görevinizi kolayca seks yapın. Bir an için dinlenin her istediğinizde, ekrandan uzak olmalısınız. Özellikle ödevlerden diğer ödevlere geçtiğinizde, bu ruh halinizi bozmanıza ve başka beceriler gerektirebilecek başka bir atmosfere girmenize yardımcı olur.
Yanan bir şey olmadığı sürece çalışma gününüzü yarım saatten fazla uzatmamaya çalışın.
Bir araç mümkün olan en iyi görevi yapabiliyorsa, görevi yıkmak, kullanmaktan çekinmeyin. Ne kadar çok otomatikleştirirseniz, sizin için önemli olan görevlere o kadar fazla zaman harcarsınız. Bu şekilde, çok yararlı veya zorlayıcı olmayan görevlerden kaçınabilirsiniz. Örneğin, bir araç hazırlayabilirsiniz:
Sosyal medyaya tekrarlanan blog gönderisini paylaşın
Tekrarlanan e -posta bültenini kullanıcılara gönderin
Müşterilerinize çeşitli tetikleyicilere göre saklanan bir yanıt gönderin
Web sitesi denetimleri yapın
Blog makalelerini harici kaynaklardan sitenize içe aktarın
Dijital çalışma alanınızı ayarlayın çünkü bunu okuduğunuz için bilgisayarınız ana çalışma alanınız olabilir. Her yazılım ve her dosyanın nerede olurlarsa olsunlar bulmak nispeten kolay olsa da, bazı kuruluş seviyeleri de size çok yardımcı olabilir. Her şeyin kendi “çekmecesi” (söylenebilir) olduğunda, zaman kaybetmeden şeyler arasında gezinmek daha kolaydır. Bununla ne kadar zaman kazandığınızı kendiniz göreceksiniz. Özellikle ne yapabilirsiniz:
Görevleri daha iyi manipüle etmek için proje yönetim aracınızda sezgisel bir şema oluşturun. Örneğin, iş aşamalarına sütun ekleyin (acil, devam etmek, yapmak, yapmak, yapmak, araştırma vb.). Bu şekilde, görevi izleyebilir ve bilgileri tek bir arayüz aracılığıyla kontrol edebilirsiniz. Net bir kategoride yer imleri için ayrı bir klasör yapın, böylece klasöre girdiğinizde ne aradığınızı bulacağınızı biliyorsunuz.
E -postaya etiketi ekleyin. Eminim her biri farklı konularla ilgili birçok e -posta alırsınız. Bir etiket ekleyerek, sakladığınız konuşmayı nerede bulacağınızı bileceksiniz. Bu, kalabalık bir gelen kutusundan arama yapmak için zaman kaybetmenizi engelleyecektir.
Parola ve kullanıcı adınızı şifre yönetimi aracına kaydedin. Hizmete erişimini kaybederseniz, anahtarın nerede olduğunu bilirsiniz.
Alışkanlıklarınızda kalmanıza yardımcı olacak bir hatırlatma ayarlayın.
Bazen gerçekçi bir son tarih belirleyin, zaman eksikliği, kalıpınızı ve çalışma kapasitenizi oldukça iyi anlamamanın sonucudur. Kendinizi bir görev için atamadan önce, mevcut programınızı kontrol edin ve yeni şeyler için zaman olup olmadığını görün. Değilse, bir hafta veya bir aya kadar erteleyebilirsiniz. Ya da sadece bunun için “hayır” deyin. Evet ise, bunun için bir son tarih ayarlamak birkaç faktöre bağlıdır:
Görev, geçerli görevi tamamlayacağınızı düşündüğünüzde, bir şey görünürse ekstra gün hata marjı alın. Örneğin, bazıları hasar görür, ilerlemek için önemli bilgiler bulamazsınız, en kısa sürede cevap gerektiren bir e -posta alırsınız. Başlarsanız ve bu nedenle yeni bir projeyi belirtilenden daha önce tamamlarsanız hiç kimse umursamaz. Ancak bir yedeklemeye sahip olmak her zaman eğlencelidir, çünkü son teslim tarihini karşılamak için acele eden şeyleri yapma ihtiyacından kaçınırsınız.
Gelecek ödev onları erteleyebilir misiniz? Kuyunun sonuna koyma veya daha iyi olan yeni bir görevi bastırabilir misiniz? Görevin karmaşıklığına dayanarak, hazırlayabileceğinizi düşündüğünüzde gerçekçi bir tarih bulmanız gerekir. Programınız doluysa iki hafta veya gelecek ay olabilir.
Aciliyet faktörü Her yeni görevleri her incelediğimizde, bunu mevcut tarihe mümkün olduğunca yakın planlama eğilimindeyiz. Neden? Niye? Çünkü aciliyeti abartma eğilimindeyiz. “Bu görevi yerine getiremezsem yöneticim ne söyleyecek?” “Üç hafta sonra bir görev planlamak profesyonelce görünmüyor mu?” Veya “Ödevi önerdiklerinde bitirmezsem işimi yapmadığımı düşünecekler mi?” … Hepimiz buna sahip olabiliriz. Ama bu gerçekten olmadı. Gerçekçi bir son teslim tarihi verin ve daha sonra vaat etmekten çok daha iyi görünmesi için zaman verir ve vermez. Bir seferde sadece bir görev çalıştırarak bir taşla iki kuşa çarpabileceğinizi düşünme görevleri arasında geçiş yapmak tamamen yanlıştır. Aslında, çoklu görev, aynı anda üzerinde çalıştığınız tüm projenin verimliliğini, dikkatini ve kalitesini azaltır. Birçok görev yaptığınızda, sadece bir şeyi bitirmeye ve iyi tamamlamamaya odaklanırsınız. Görev karmaşıksa ve nereden başlayacağınızı veya neye öncelik vereceğinizi bilmiyorsanız, daha küçük bir göreve bölün. Her bir alt görevi sadece bir proje olarak ele alın ve diğer görevlere başvurduğunuzla aynı zaman yönetimi stratejisini uygulayın.
Her günün başında gündemi kontrol ettiğiniz gün ve hafta için açık bir hedef belirleyin, her çalışma günü için çok özel bir hedef belirlemeye çalışın. Örneğin, bir makalenin ilk taslağını yazmak. Tıpkı son tarih gibi, çok hevesli olmayın ve yerine getirmeyeceğiniz hedefler belirleyin. Gerçekçi kalın ve o gün gerçekten neler başarabileceğinize odaklanmaya çalışın. “Bugün, bir web sitesi altbilgisi oluşturacağım” veya “Ortaklara Üç Promosyon Teklifi Gönder”. Ana günlük hedefinize tahmin ettiğinizden daha hızlı ulaşırsanız, dinlenin ve sıradan bir sonraki şeyi kontrol etmekte özgürsünüz. Aynı şey haftalık seviye için de geçerlidir. Bir hafta içinde tamamlayabileceğiniz iki veya üç ana projeyi görmeye çalışın.

Tamamlanan görevde kalmayı bırak, yapabileceğiniz başka bir şey, onları daha iyi hale getirmeye çalışırken tamamlanmış görevler için zaman kaybetmeyi durdurmaktır. Bazen, görevi tamamladıktan sonra, sonuçların yeterince iyi olmadığını hissedersiniz, bu nedenle düşünmek ve düzeltmeye çalışmak için birkaç saat daha harcarsınız. Bunu ilk kez elimizden gelenin en iyisini yapsak da yaptık. Daha iyi beklemesine rağmen, iki saat daha büyüklüğe ulaşmayacaksınız, yeni fikirler bulmak için ekrana bakın. Aslında, net bir çözüm düşünmeden düzeltmek için çok uğraşarak ödevlerin sonuçlarını kötüleştirme riski altındasınız.
En önemli ve en etkili zaman yönetimi stratejilerinden en üretken olanın ne olduğunuzu gözlemleyin En üretken saatlerinizi belirlemektir, böylece görevlerinizi buna göre planlayabilirsiniz. Bazı insanlar sabahı sever ve günün ilk bölümüne daha fazla odaklanabilir. Diğerleri güne dalmak için daha uzun sürer ve sadece öğleden sonra verimliliklerinin zirvesine ulaşır. Bu kalıpları gözlemleyin ve gününüzü biyolojik ritiminize göre ayarlayabilmeniz için en iyi çalışma saatlerinizi bulun. Beyninizin tam olarak kabul etmeye hazır olduğunda çoğu zaman odaklanması gereken görevi planlayın. Göreve daha uzun süre odaklanmanın en iyi yolunu engellemek, dinlenme zamanından önce diğer siteleri veya uygulamaları kontrol etmemesi için zihninizi uygulamaktır. İşinizi sürekli rahatsız ettiğinizde, sadece ivme kaybetmekle kalmayacak, aynı zamanda kendinizi günün sonunda hedeflerinizi yerine getiremeyeceğiniz bir durumda da bulacaksınız. Buradaki en basit çözüm, cep telefonunuzu “Banging” moduna ayarlamaktır (Mac’iniz için aynı; Win için de birkaç üçüncü taraf uygulaması vardır). Ayrıca sizi cezbetmek için e -posta aracınızı kapatın. Ek hackleme için özgürlük gibi uygulamaları yükleyebilirsiniz. Bu, sizi büyüleyen tüm siteleri ana odağınızdan engelleyecektir.
Yukarı git
Gününüze yaklaşma şekliniz en etkili zaman yönetimi stratejisi hakkında son düşünme gerçekten size kalmış çünkü hepimizin aktiviteleri, hedefleri, iş uygulamaları ve farklı verimlilik zaman çerçeveleri var. Sadece bazen kendimizi daha fazla düzenlememiz ve alışkanlıklar yaratmamız gerekir, böylece geceleri düşünürken zaman kaybı hissetmememiz gerekir. Bir zaman yönetimi stratejilerini izleyerek dağınık programınızı değiştirebileceğinizden şüpheliyseniz, hepimiz bunu yaptık. Ama bu işe yarıyor! Belki ertesi gün değil ama bir haftalık tekrardan sonra beyniniz yeni alışkanlıklara uyum sağlamaya başlar. Bitirmek için, arkadaşlarınız için nasıl zaman geçireceğiniz aşağıda açıklanmıştır: Zamanınızı izleyin ve çoğu zaman nereden ayrıldığını itiraf edin
Görevin sizin ve ekibiniz için ne kadar değerli olduğuna göre görevlere öncelik verin
Bir gün önce planlayın
İş günü alışkanlıkları oluşturun
Manuel çalışma gerektirmeyen görevleri otomatikleştirmek için araçlar kullanın
Dijital çalışma alanınızı ayarlayın
Gerçekçi bir son teslim tarihi belirleyin
Çoklu görev yapma
O gün için akılda net bir hedef var ve bunu başarmaya çalışın
Tamamlanan görevde kalmayı bırak
En üretken olduğunuzu gözlemleyin
Engel
En sevdiğiniz zaman yönetimi stratejisi nedir? Bizimle paylaşmak istediğiniz özel alışkanlıklarınız var mı? Bize yorumlarda söyleyin.
Kanıtlanmış 12 zaman yönetimi ipucuyla daha #üretken olun
Tweet için tıklayın
… WordPress sitenizi hızlandırmak için Flash kursumuza katılmayı unutmayın.Bazı basit iyileştirmelerle, yükleme süresini%50-80’e düşürebilirsiniz: Chris Fitzgerald ve Karol K.