7 Lider Olmak İçin Proje Yönetimi Stratejisi (Vaka Çalışması+Araçlar)
Proje yönetimi stratejisi, projenizi nasıl tamamlayacağınız konusunda net bir plana sahip olmakla ilgilidir. Modern proje yönetimi dijital platformlara ve metodolojilere çok bağlıdır. Ancak ana çıkarlar ve hedefler yüzlerce yıldır her zaman aynıdır. Yani bir projeyi en düşük maliyetle ve daha kısa sürede en iyi şekilde tamamlamak. Aristoteles’in dediği gibi binlerce yıl önce: birincisi, belirli ve net bir pratik ideallere sahip; Bir hedef, bir hedef. İkincisi, hedeflerinize ulaşmak için gerekli araçlara sahip olun; politika, para, malzeme ve yöntemler. Üçüncüsü, tüm yeteneklerinizi bu amaçla ayarlayın.
Zamanla organize proje yönetiminin önemi artmaktadır. Özel ihtiyaçlar için, bugün uyguladığımız birçok proje yönetimi metodolojimiz var. Bu sofistike metodoloji ve doğru strateji ile projeyi en etkili şekilde tamamlayabilirsiniz. Bu makalede, size ihtiyacınız olandan daha fazla zaman, enerji veya kaynak boşa harcamanıza gerek kalmayacak 7 proje yönetimi stratejisi göstereceğiz. Ama önce, modern proje yönetiminin net bir resmini alalım.
Proje yönetimi kuruluşunuz için neden önemlidir?
Proje yönetimi için doğru strateji, projeyi başarılı kılan şeydir. Aslında, PMI’ye göre, proje yönetimini hafife alan kuruluş% 50 daha fazla proje gördü. Ve bir projenin bir yönetim sistemi olsa bile, yanlış strateji nedeniyle yine de başarısız olabilir. Hemen aşağıdaki ankete bakın. Tüm kuruluşlarda, düşük proje yönetimi süreci nedeniyle tüm kaynakların% 11,4’ü boşa harcanmaktadır. Anket, proje yönetimini stratejilerine doğru bir şekilde entegre edemeyen kuruluşların, projelerinin başarısız oranının faktör 2/3 ile artacağını göreceğini göstermektedir. Ancak, sadece projenizi başarılı kılan stratejik planlama değil, aynı zamanda çok para ve kaynak tasarrufu sağlamaya yardımcı olur. Aslında, PM uygulamalarını uygulamayan meslektaşlarından 28 kat daha az harcadığı kanıtlanmış PM uygulamalarını kullanan kuruluşlar. (CIO, 2019) Projelerin% 27’sinin bütçeyi aştığı dünyada, proje yönetiminizle ilgili stratejik planlama ile tasarruf edebileceğiniz para gerçekten olağanüstü. 7 Başarılı Projeler İçin Proje Yönetimi Stratejileri Başarılı projeler için takip edebileceğiniz birçok proje yönetimi stratejisi vardır. Tüm bunlardan, projenin başarısını en çok etkileyen ana stratejiye odaklanacağız. Başarılı proje tamamlanması için izlenmesi gereken ana stratejiye bakalım. 1. Proje başlamadan önce proje ayrıntılarını tamamlayın
Projeniz üzerinde çalışmaya başlamadan önce bile proje ayrıntılarını tamamlamanız gerekir. Neyi başarmak istediğinize dair açık bir plan, projeyi en iyi şekilde tamamlamanıza yardımcı olur.
Rol ve Sorumluluk: Proje için ayrıntılı planlar, sorumluluklarıyla birlikte proje üzerinde çalışacak personelin çeşitli rollerini sergilemelidir. Bu, iş sürecini organize eder ve gecikmeyi önlemeye yardımcı olur. İş detayları yapısı: İş detaylarının yapısı, büyük projeleri küçük ve kolay yönetilen görevlere bölmeye yardımcı olur. Bu, çalışanlar, bağımlılık ve iş akışı için görevlerin bölünmesine de yardımcı olacaktır. Başarı Kilometre Taşı: Plan ayrıca projeye doğru yolda yardımcı olacak bir kilometre taşı içermelidir. Başarının kilometre taşı, işin ilerlemesini izlemek için harika. Özellikle iş arızası yapısını kullanarak paylaşacağınız işin küçük parçalarını izlemek için. Gönderi ve Son Tarihi ayarlayın: Projenin belirtilen süre içinde paketlenmesi için projeye başlamadan önce sevkiyatı son teslim tarihini belirlemeniz gerekir. Proje ayrıntılarını tamamlamak, projenin yol boyunca herhangi bir değişiklik gerektirmediği veya gerektirmediği anlamına gelmez. Aslında, bugün eskisinden daha fazlası, proje yönetimi öncekinden daha tekrarlanmıştır. Bu yüzden Agile gibi metodoloji hızla popülerlik kazanır. Başlamadan önce net bir proje planı yapmak sizi bağlamaz. Ancak sizi ve çalışanlarınızın plandaki ani değişikliklere uyum sağlamasını sağlayacaktır. Bu aynı zamanda projenin istikrarını da koruyacak ve son tarih bozulmadan kalacak. 2. Kullanılacak metodolojiyi belirleyin
Proje yönetimi metodolojisi veya çeşitli mevcut metodoloji türlerine aşina değilseniz, aşağıdakiler basit tanımlardır. Proje yönetimi metodolojisi, optimal sonuçlar için proje yönetiminizi yönetmenize yardımcı olabilecek bir dizi ilke ve uygulamadır. Diğer projelere% 100 benzer bir proje yoktur, bu nedenle işleme süreci iki proje için de aynı değildir. En çok kullanılan proje yönetimi metodolojilerinden bazıları vardır. Bunlar arasında, projeniz için en uygun olanlardan birini seçmelisiniz. Aşağıda, proje yöneticileri tarafından sıklıkla kullanılan en popüler proje yönetimi metodolojilerinden bazıları bulunmaktadır. Şelale Metodolojisi: Şelale geleneksel bir proje yönetim yoludur. Şelale metodolojisinin adı, bu modelin doğrusal ve sıralı yaklaşımları nedeniyle tanıtıldı. Daha önce tamamlanması gereken bir sonraki proje adımına başlamadan önce.
Şelale metodolojisi çoğunlukla net sonuçları veya hedefleri olan projeler için uygundur. Ayrıca yol boyunca yineleme veya plan değişiklikleri için bir kapsamı yoktur. Böyle bir projenin iyi bir örneği, bir otomobil üretim şirketine ait bir proje türüdür. Bu projelerin genellikle yol boyunca değişme şansı yoktur.
Agile Metodolojisi: Agile, 2001’lerde cazibe alan bir başka popüler metodolojidir. Başlangıçta aslında 1990’lardan beri var olmuştu. Bu, değişime daha uyarlanabilir projeleri yönetmek için yeni yollara duyulan ihtiyacın artmasının sonucudur. Çevik metodoloji, süreç sırasında sürekli test, değerlendirme ve adaptasyon ile kısa bir çalışma süresine odaklanmaktadır. Bu nedenle, ortaya çıkan nihai ürün genellikle planlananla tamamen aynı değildir. Çevik metodoloji hıza odaklandığından, nihai ürün daha önce kullanılabilir. Ancak, tam bir sorunsuz ürün/hata olmak için daha fazla değerlendirme ve yineleme altında çalıştırın. Çevik metodolojinin popülaritesi ve kabulü daha sonra diğer yeni metodolojilerin büyümesini tetikler. Bu metodoloji Scrum, Kanban ve daha fazlasını içerir. Çevik kendisi, nihai sonucun ilk plandan sapmalara sahip olabileceği dijital ürünler için çok iyidir. Aslında,% 80 CMO, Agile ile takım verimliliğindeki artışı dikkate almıştır. Agile’i benimseyen şirketler de%60 gelir ve kar büyümesi yaşadı. Scrum Metodolojisi: Scrum, Çevik metodolojinin bir uyarlamasıdır. Scrum metodolojisi, projenin tüm süresini “Sprint” olarak da bilinen kısa bir süreye veya döngüye ayırır. Sprint genellikle bir veya iki hafta sürer. Scrum genellikle bir seferde proje parçalarında çalışan küçük bir ekibe liderlik etmek için bir Scrum Master’a sahiptir. Bu, şelale metodolojisinde sıralı görevlerin tamamlanması gibi değildir. Master Scrum’un rolünün proje yöneticisine benzer olmadığını unutmayın. Kanban metodolojisi: Kanban aynı zamanda çevik proje yönetimi için bir çerçeve. Bu Japon imalat endüstrisinden geliyor. Kanban metodolojisi, tüm görevlerin görsel olarak Kanban panosundaki sütunlar olarak temsil edildiği bir çerçevedir. Kanban, belirli bir zamanda her proje görevinin görsel bir resmini verir. Bu şekilde, bazı projelerde neden gecikmeler olduğunu bulmak mümkündür. Hibrit metodoloji: Hem şelale hem de çevik (çerçeve veya değiştirilmiş versiyon dahil) eksikliklere sahiptir. Şelale metodolojisi, sonuçları görebilmeniz için çok zaman gerektirir. Bu, rakiplerin çok uygun olduğu ve birbirleriyle sürekli rekabet ettiği hızlı hareket eden bir pazar için iyi değildir. Öte yandan, Agle’lar kapsam sürünmesine ve sürekli yinelemeye karşı savunmasızdır. Bu, müşterilerin bir ürüne alışmasını zorlaştırır. Bu da kullanıcı deneyimini daha da kötüleştirir. Pek çok proje yöneticisi şimdi hem şelale hem de çevik yöntemlerden iyi notlar alıyor. Giderek daha fazla PM şu anda hibrit bir şelale gibi bir şey uyguluyor. Hibrid metodoloji manifestosunda bulduk –
Hibrid Proje Yönetimi, yeni proje yönetimi yöntemleri oluşturmak için resmi ve çevik yöntemleri birleştirir. Hybrid, yeni ve hızlı proje yönetimi yöntemleri için çevikliğin hızı ve ince faydası ile iş arızası yapısının (WBS) doğruluğunu kullanır. Bu popüler metodolojinin yanı sıra, birçok insan tarafından kullanılan başka modeller de vardır. Mükemmel bir şekilde eşleşen bir metodoloji seçmek çok önemlidir, çünkü bu projeyi ne kadar hızlı ve verimli bir şekilde tamamlayabileceğinizi belirleyecektir. 3. Tahmin edilen ekibin doğru şekli, her bir görevi yerine getirmek için doğru personel olmadan başarılı olabilecek bir proje yoktur. Çalışanlarınızın her biri, almak istediğiniz sorumluluklarla uyumlu olmalıdır. Bir kişinin deneyim dünyası olabilir, ancak rol ve sorumluluklar için uygun değilse, projeye katılmamalıdır. Ekibinizi örtüşen kaliteye sahip olmamak önemlidir, çünkü projeyi sadece geciktirmek için sürükleyebilirler. Bu nedenle takımın da küçük olması gerekir, ekibinizin kullandığınız harika ekibi kullanabilmesi için her çalışanın net bir hiyerarşisi ve doğru görev bölümü olmalıdır. 4. Departmanlar ve personel arasında net bir iletişim kurun İletişim, çoğu proje için büyük bir problem çözmedir. Bu nedenle etkili bir iletişim planı proje yönetimi stratejinizin çok önemli bir parçası olmalıdır. Çalışanların% 80’i çalışma haftalarının yarısını “yeniden” için harcıyor
Kötü iletişimin neden olduğu Capterra, iletişim planıyla ne demek istediğimizi merak ederseniz, belirtilen iletişim kanalını, planlanan toplantı süresini ve benzerlerini içerir. İletişim kanallarının hazırlanması: Her ekibin dahili bir iletişim kanalı olması gerekir. Projeler arasında bağlantı kurmak için kullanabileceğiniz birkaç kanal vardır. Slack, Microsoft ekipleri bir proje veya işyeri için en popüler iki iletişim yöntemidir. Planlanan Toplantı: Her projenin planlanmış, haftalık bir veya iki haftalık toplantı süresi olması gerekir. Bu, proje yöneticilerinin proje ilerlemesini izlemelerine yardımcı olacaktır. Bu toplantılar, ekip üyelerinin karşılaşabileceği sorunları çözmek için de yararlıdır. Buna ek olarak, toplantı projenin yönünü netleştirecek ve projenin yineleme gerektirip gerektirmediğine karar vermeye yardımcı olacaktır. 5. Büyük değişiklikler yapmaktan kaçının (Scope Creek) Geçici proje sırasında modern proje metodolojisi proje planındaki yinelemeleri vurgular, büyük değişiklikler yapmaması önerilir. Mümkün olduğunca çok değişiklik yapmak doğru olan şey değildir. Çünkü bu şekilde, nihai ürün amaçlanan projeye benzemeyecektir. Proje yönetimi teriminde, herhangi bir kontrol prosedürü olmadan projenin kapsamında sınırsız değişiklik yapıldığında, buna Scope Creek denir. Scope Creek, proje programını, bütçeyi, maliyeti, kaynak tahsisini etkiler, bu da kaynak ve zaman belirtilen proje yöneticileri için iyi bir haber değildir. Scope Creep muhtemelen proje yöneticileri tarafından sıklıkla karşılaşılan en yaygın proje yönetimi risklerinden biridir. Çünkü kapsam sürünme, proje başladıktan sonra yeni proje yinelemesinin isteği eklendiğinde gerçekleşir.Ancak, proje sırasında değişiklikler meydana geldiğinden, genellikle bu değişiklikler uygun şekilde gözden geçirilmez.Bu nedenle, ekibin planlanandan daha fazla görevi tamamlamasını sağlar, aynı dönemde olduğu gibi aynı kaynaklarla daha fazla sonuç ve başarılar belirler.6. Proje Değerlendirmesi Her bir projenin tamamlanmasından sonra proje aracılığıyla elde edilecek hedefe sahiptir.Tamamlandıktan sonra projenizi değerlendirerek, ilk projenin hedefleriyle ilgili sorunlar veya farklılıklar olup olmadığını bulabilirsiniz.Ve ancak değerlendirmeden sonra projenin hazır olduğunu söyleyebilirsiniz. Bu yüzden proje değerlendirmesini gerçekten takdir ediyoruz. Son değerlendirme sırasında, aşağıdaki şeyler kesinlikle izlenmelidir – prototip ile karşılaştırın: Projenin tamamladığınızda nasıl görüleceğine dair bir prototip (hem dijital veya fiziksel) yapıyor musunuz? Mecbursun. Ve projeyi tamamladıktan sonra prototip ile karşılaştırın. Q/A testini çalıştırın: Kalite güvence testi, ürünün yazılım veya donanım olup olmadığı bir zorunluluktur. Q/A test süreci boyunca, proje tamamlandıktan sonra takip edilmelidir, böylece proje istemci/müşteri/kullanıcı tarafına gönderildiğinde sorun çıkarılmaz. UAT çalıştırın: Kullanıcı makbuzlarını veya UAT’ı test etmek, proje yöneticilerinin kullanıcının ürün hakkındaki görüşlerini bilmelerini sağlar. UAT testi, proje yöneticilerinin ürünlerin daha kullanıcı dostu olması için onarım için alan bulmasını kolaylaştırır. Genel olarak, proje değerlendirmesi projede neyin iyi gittiğinin ve hangi parçaların daha iyi olabileceğinin net bir resmini sunmaktadır. Takeaways, gelecekte hem projelerin hem de gelecekteki projelerin geliştirilmesine yardımcı olacaktır. 7. Optimal sonuçlar için kaliteli proje yönetimi araçlarını kullanın Bugün hakkında konuşmak istediğimiz son strateji iyi proje yönetimi araçlarını kullanmaktır. Özel bir proje kullanmak, projeyi başarı için takip etmeye yardımcı olarak Life Manager’ın hayatını kolaylaştırabilir. Proje yöneticileri planlama ve planlama görevlerini çok kolay hale getirir. Ayrıca çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere erişmelerine ve ihtiyaç duymadıkları bilgileri sınırlamalarına izin verirler. Proje yönetimi araçlarının proje bütçesini azaltırken üretkenliği artırdığı bilinmektedir. Doğru Proje Yönetim Aracını seçerken, aşağıdakileri hatırlamanız gerekir – ihtiyacınız olan özellikler
Çevrimdışı veya çevrimiçi bir proje yönetimi aracı mı istiyorsunuz
Sabit bir maliyet veya kullanıcı başına bir araca ihtiyacınız varsa MU bütçesiYalnızca yukarıdaki tüm faktörleri düşündükten sonra, projenize en uygun aracı seçebilirsiniz. Tabii ki, pahalı bir All-Star aracı alabilirsiniz. Ancak, küçük ve orta ölçekli bir işletmeniz varsa, ihtiyacınız olan şey başarılı projeler için ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahip uygun fiyatlı bir proje yönetim aracıdır. Projenizi başarılı kılmak için WP Proje Yöneticisi, KOBİ’ler için gerçekten mükemmel olan uygun fiyatlı proje yönetimi araçlarından yardım alın. Bir sonraki makalede, eklentiyi ve neden kullanmanızı tavsiye ettiğimizi inceleyelim. Proje Yöneticisi WP: Projeleri Yönetmeyi ve Göndermeyi Kolaylaştırma WP Proje Yöneticisi, WordPress’e dayalı açık ve uygun fiyatlı bir kaynak proje yönetimi aracıdır. Bu, proje yönetimi stratejilerinin verimli bir şekilde uygulanmasına yardımcı olur. Bu araç, projelerin başarılı olmasına yardımcı olan birkaç ilginç özellik ve fırsat sunar. WP Proje Yöneticisi’ni kullanmanın temel avantajları aşağıdaki gibidir – kullanıcılar ve projeler sınırsızdır: çoğu proje yönetimi aracı kullanıcı başına maliyeti ücretlendirir ve yapabileceğiniz proje ve görev sayısını sınırlar. Ancak, WP proje yöneticisi ile gökyüzü tek sınırdır. Kelimenin tam anlamıyla sınırsız olan ekip üyelerinin projeleri, görevleri ve eklemeleri yapabilirsiniz. Gantt Grafiği: Gantt grafiği, farklı görevler ve alt atımlar arasında bir bağımlılık ayarlamanızı sağlayarak proje hiyerarşisini yönetmeyi mümkün kılar. Bu, görsel temsilde görevlerin ertelenmesinin arkasındaki nedenleri belirli bir zamanda görmenizi sağlar. Kanban Kurulu: Kanban Yönetim Kurulu, Kanban metodolojisini gerçekten takip etmeseniz bile proje yönetimi için çok önemlidir. Tahta tarzı görev yönetimi ile, ekip üyelerinizin daha verimli çalışabilmesi için ödevler yapabilir, farklı panolar arasında çekebilir ve serbest bırakabilirsiniz. Takım Kapasitesi ve Üye Rolünün Kontrolü: WP Proje Yöneticisi ile izni ayarlayabilir ve gerektiğinde üyeler için özel bir rol belirleyebilirsiniz. Projeye kolayca harici üyeler ekleyebilirsiniz. Dosya ve Belge Yöneticisi: WP Proje Yöneticisi ayrıca bir Dosya Yöneticisi ve Tüm proje dosyalarını depolamak için belge. Ayrıca mesaj, ödevler listesine veya dosya bölümünün görevlerine de gidebilirsiniz. Tüm kullanıcılar için özel gösterge paneli: WP proje yöneticileri, verilen ve tamamlanan ödevleri ve diğer raporları görebilecekleri her ekip üyesi için özel bir kontrol paneli sunar. Gösterge Tablosu Genel Bakış: Projenin genel raporunu almak için WP Proje Yöneticisi’nin bir gösterge tablosu özelliği vardır. Oradan, devam eden tüm projelere, ilerlemeye ve takıma bakabilirsiniz. Ayrıca buradan bir proje, ekle, ekip üyeleri, kullanıcı rolleri ve diğer görevleri de oluşturabilirsiniz. Her şeyi düşündükten sonra, WP proje yöneticisinin projeyi yönetmek için çok iyi bir araç olduğunu anlamak için çok fazla gerek yok. Gerçekten uygun olan bu aracın fiyatını bildikten sonra daha da emin olabilirsiniz. Özel Paket WP Proje Yöneticisi 79 $ ‘dan başlarken, profesyonel ve iş paketleri 149 $, 249 $’ dan başlar. Mevcut WP Proje Yöneticisini almama izin verin!
