Başarılı Bir Çevrimiçi Toplantı Nasıl Yapılır: 6 Etkili Strateji
Halen devam eden mevcut Covid-19 salgını ile birçok işletme ileri gitti. Tamamen evden çalışmadan önce olduğundan daha fazla çalışan ve bu kesinlikle bir süre olacak. Böyle zamanlarda başarılı bir çevrimiçi toplantı yapmayı bilmek çok önemlidir. Takım iletişimi herkesi takip etmek için eskisinden daha önemlidir. Video konferans yazılımı, ekibiniz ve çalışanlarınızla internet üzerinden buluşmanıza ve doğrudan onlarla konuşmanıza olanak tanır. Ancak, sanal bir konferans yapmaktan sorumlu kişiyseniz ve bu ilk kez idare ediyorsanız, nereden başlayacağınızı bilemeyebilirsiniz. Bu yazı burada girildi.
Aşağıdaki ipuçları her şeyi sorunsuz bir şekilde çalıştırmanıza ve korkutucu ilk çevrimiçi toplantıyı geçmenize yardımcı olacaktır. Bu şekilde, siz ve çalışanlarınız ve iş arkadaşlarınız maksimum üretkenlikle çalışabilirsiniz. 1. Doğru yazılımı kullanın Çevrimiçi toplantıları çalıştırmak için ilk adımı: İhtiyacınız olan özelliklere sahip yazılımı bulun. Sesli sohbet, metin sohbeti, ekran paylaşımı mı arıyorsunuz? Ilımlılık aracı? Minimum oda kapasiteniz nedir? Sadece gördüğünüz ilk programı seçmeyin; Kendiniz test edin. Kurmak zor mu yoksa öğrenmek mi karışıyor? Birkaç düzine veya yüzlerce insanı dahil etmeniz gerektiğinde, program ne kadar basit olursa o kadar iyidir. Değilse, tüm toplantıları teknik sorunlarla başa çıkmak için harcayabilirsiniz.
Zoom – Zoom’un ana teklifi büyük ölçekli bir toplantıdır (maksimum 1.000 katılımcı, 10.000 izleyici). Bu, test etmek için yer veren sınırlı ücretsiz bir paketle oldukça uygun fiyatlı. Google Meet – Google Hangouts’un profesyonel bir sürümü, Guite’de Meet. Tarayıcı tabanlı bir konferansa katılmak kolaydır ve şimdi pandemik dönemde, herhangi bir plan otomatik video kaydı olan 250 katılımcıyla toplantılar yapabilir.
Microsoft Teams – Skype için iş için Skype, ekipler şirketleri hedefliyor ve Office 365’in bir parçası olarak mevcut. .
WebEx – Daha önce çevrimiçi toplantı yazılımını kullandıysanız, büyük olasılıkla WebEx’tir. Video konferansları, web semineri, ekran paylaşımı, arama, her şey orada. Ve şimdi, zaman sınırları olmadan, ücretsiz 100 kişiyi ücretsiz olarak barındırabilirsiniz.
Discord – Tıpkı şirket tarafından hızlı bir şekilde benimsenen Skype gibi, Discord profesyonel alanda bir cazibe alır. Bu en geleneksel seçenek değil, kişisel davetiyeler, ses ve kullanıcı sınırları olmayan yüksek kaliteli videonun, ekranları paylaşma (şu anda 50 kişiye kadar) ve ılımlılık araçlarının özel bir sunucu özelliğidir. Ve diğer iş çözümlerinden farklı olarak, bu ücretsizdir.
2. Yakın gruplar arasında küçük toplantılarda bile net kurallar oluşturun, en azından genel görgü kurallarının küçük bir listesine sahip olmak daha iyidir. Ve düzinelerce veya yüzlerce çalışırsanız, sadece düzeni korumanız gerekir.
Kaynak: Pixabay Ekleyebileceğiniz bazı kurallar veya yönergeler: Telefonu sessizce tutun, bir toplantıdan önce/sonra veya belirtilen günler “sadece sohbet”, konuşmadığınız sürece kendi sesinizi kapatan sesleri önlemek veya kapatarak, gayri resmi konuşmaları sınırlayın, ve toplantı sırasında çok fazla görev yapmayın. Diğer insanları kesintiye uğratmak kesinlikle önerilmez, ancak gecikme nedeniyle bu yaygın bir olaydır. Kimsenin kasıtlı olarak başkalarını boğmadığından emin olun. Ayrıca – ve bu sizin için de geçerlidir – özellikle video konferansları için ortamınızı hatırlayın. Kimse gürültülü yerlerde veya can sıkıcı ve profesyonel olmayan bir arka plan videosu ile bir araya gelemez. Herkesin ihtiyaç duydukları ekipmana sahip olduğundan emin olun: en azından çalışan bir bilgisayar (platforma bağlı olarak tablet veya cep telefonuna da izin verilir). İyi bir mikrofon, web kamerası ve kararlı internet bağlantısı. Bilgisayarlar ve yavaş bağlantılar, daha fazla iletişim kurduğunuz kişi için zorlaştıracaktır, bu nedenle düzinelerce veya yüzlerce gönderiyorsanız hepiniz iş yüküne hazır olduğunuzdan emin olun. Toplantınızın ne kadar rahat olmasına ve ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak, insanları görevde tutmak, rahatsız edici üyeleri tekmelemek veya konuşma izni dağıtmak için bir moderatöre sahip olmayı düşünün. Ayrıca sizin için zaman izleyebilir ve notlar alabilirler, böylece sunumlara odaklanabilirsiniz. Belki de güvenlik nedeniyle buna sahip olmak iyi bir fikir. “Zoombing” – toplantılara müdahale eden davetsiz kullanıcılar – video konferans yazılımının geniş kullanımı doğrultusunda pratikte gelişmiştir. Oda şifresini asla herkese açık olarak paylaşmayın. Odanızın kişisel ve sadece davetiyeler için olduğundan emin olun. Ve sinir bozucu yabancıları hızlı bir şekilde sınır dışı etmenizi sağlayan bir platform seçin. 3. Bir Gündem Oluşturun Başarılı bir çevrimiçi toplantı yürütmenin en önemli adımlarından biri gündem yapmaktır. Bu önemli belge ihtiyacınız olan her şeyi içerecektir. Kafanızda her şeyin olduğunu düşünebilirsiniz, ancak o anda bir kez olduğunuzda, bir sonraki adımın ne olacağını tam olarak unutmuş olduğunuzu görebilirsiniz. Bir sonraki konuyu hatırlamaya çalışarak birkaç saniye harcayarak toplantıyı rahatsız etmek yerine, sadece gündeme bakın. Ayrıca önemli bir şeyden bahsetmeyi unutmamayı da sağlar.
Gündemde, gideceğiniz her konunun bir listesini yapın ve ana konu için alt bölüm ekleyin. Başka bir konuşmacınız varsa, kimin konuşması gerektiği konusunda herhangi bir hata olmayacak şekilde alanlarını doğru şekilde işaretleyin. Ve denetleme, zaman koruma veya başkalarına not verme görevini paylaştıysanız, çalışmalarının bir listesini zirveye çıkarın.
Toplantınızı nasıl derleyeceğinizden emin değil misiniz? Bunu deneyin: Daha erken başlayarak, herkesin sohbet edebileceği ve yetişebileceği yaklaşık 10 dakika bırakın. Zamanı geldiğinde, girişinizi başlatın. Geçen hafta ilerleme özetini verin, ardından önümüzdeki dönem için yeni bir işletmeye devam edin. Son olarak, hangi eylemlerin yapılması gerektiği hakkında konuşun ve görevi ekiple paylaşın. Yaşadığınız her şeyin başka bir hızlı özetiyle örtün. Ama sadece kendiniz veya konferans personeli için bir gündem tasarruf etmeyin. Takımdaki herkesle paylaşın. Bu şekilde, sahip oldukları soruları veya gündeme getirmek istedikleri sorunları hazırlayabilirler.
4. Birçok insanı iyi bir şekilde iletişim kurmak ve hepsini görünmesini sağlamak ünlü bir kabus, ancak etkili iletişim ile çok kötü olmak zorunda değil. Tabii ki, bu sadece bir metafor, yürütülecek bir öneri değil. #Bu sosyal mesafe, büyük bir toplantı planlamanın en önemli kısmıdır. Onsuz, birçoğu görünmeyecek, diğerleri görgü kurallarını takip edemeyecek ve konferans örgütlenmemiş kaosa dönüşecek. Birincisi: Zorunlu bir varlık yapmayın ve herkesin aynı bilgilere erişebilmesi için bir takip planına sahip olun. Sosyal mesafe nedeniyle herkesin programı 7/24 açık olduğunu düşünseniz bile, sorun bu değil. Birçok insanın bütün gün evde olan çocukları vardır (ve 40 dakika boyunca denetim yapmadan bırakılamayabilir) veya hasta aile üyelerine bakar.
Şimdi evden çalışanlar da bunu yapmayı beklemiyorlar.Gigabyte HD video verileri gönderen düzinelerce katılımcı ile toplantılara katılacak kadar güçlü bir internet bağlantısı veya bilgisayar olmayabilir.Bu notta, toplantının haftada hacmini hatırlayın.Abartmayın.Birçok kişi programlarını boşaltamaz veya her hafta bir veya iki konferansa katılmak için zaman bulamaz.Onlar için en iyi zaman hakkında herkesten girdi almaya çalışın ve mümkün olduğunca çok insan için uygun bir zaman aralığı seçin.Dünya saati toplantı planlamacıları veya WorldTimeBuddy planlamada çok yardımcı olabilir.Ayrıca paylaşılabilecek çevrimiçi geri sayım saatlerini de deneyebilirsiniz.
Tüm toplantıları bir hafta veya en az birkaç gün önce duyurun ve acil bir durum dışında insanlara ani bir konferans yapmamaya çalışın. 5. Başarılı bir çevrimiçi toplantı yapmanın en zor kısımlarından birine katılan herkes için herkesi dahil etmektir. Şahsen, bir ofis odasında oturup meslektaşlarınızla görüşmek, odaklanmak çok daha kolaydır. Sosyal baskı da var çünkü iş başında ve başkaları tarafından çevrili. Ama evde otururken çok farklı. Meslektaşlarınız ve çalışanlarınız ellerinden gelenin en iyisini yapsa bile, özellikle toplantıda bir rolü yoksa, kendilerini rahatsız edici veya dikkatle dinlemek için mücadele edebilirler. Herkesin ilgilendirmesi gerekir, böylece ihtiyaç duyulan yerlerde dikkat eder ve oy kullanırlar. Katılımı teşvik etmek için bazı ipuçları: Videoları kullanın ve başkalarını da bunu yapmaya teşvik edin. Birbirinizi görmek, herkese odaklanmaya ve profesyonelce hareket etmeye ilham verecektir. Bu aynı zamanda çok daha kişisel bir iletişim biçimidir.
Çok fazla formalitenin katılım üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir. Senin kadar gergin olabilirler. Toplantıdan önce ve sonra sohbet etmek için birkaç dakikanızı ayırın.
Not almak gibi küçük bir eğirme işini paylaşın.
Kimin katıldığına dikkat edin. İnsanlardan bireysel olarak onları girmelerini isteyin ve herkesin istedikleri takdirde dahil olma fırsatına sahip olduğundan emin olun.
Kimsenin başkalarını batırmasına izin vermeyin; Herkesin fikrine sahip olduğundan emin olun. Bir toplantıda düzinelerce konuyu tartışmayın, çünkü insanlar ayrıntıları unutma eğilimindedir. Toplantı bir saatten fazla sürerse, dinlenin – ancak uzun bir oturumdan kaçınmaya çalışın yoksa katılımcınız tükenecektir. Bunun yerine birkaç küçük toplantı planlamayı düşünün.
Son olarak, toplantının sonuna ulaştıktan sonra, herkesin sorularını özetlemek ve cevaplamak için zaman ayırın. Bu, hepinizin ne tartıştığınızı hatırlamalarına yardımcı olacaktır. 6. Takip -Up toplantı tamamlandıktan ve tamamlandıktan sonra, özellikle katılamayanları, özellikle katılamayanları takip etmek önemlidir. Yapabilenler için bile, e -postaları takip ettiklerini gerçekten tartıştığınızı hatırlamalarına gerçekten yardımcı olacak ve kimsenin kendilerine verilen görevleri kaçırmadığından emin olun. Birincisi: Tüm toplantılarınızı kaydetmeyi düşünmelisiniz. Katılamayan herkes kayıtları boş zamanlarında inceleyebilecek ve toplantıda bahsedilen her şeyi unutan biri ise, tek yapmaları gereken videoyu kontrol etmektir. Google Meet gibi bazı platformlar varsayılan kayıtlarla donatılmıştır, bu nedenle hiç endişelenmenize gerek yoktur. Manuel olarak yapmanız gerekiyorsa, açık yayıncı yazılımı gibi araçlar, bilgisayarınız yeterince güçlü ise ekranı kaydetmenize olanak tanır. Dosyaları Google Drive, Dropbox ve hatta özel YouTube videolarında kaydedebilirsiniz.
