Verimli toplantılar yapmak için hızlı toplantı kontrol listesi
E -posta olabilecek bir toplantıdan daha kötü bir şey var mı? Açık bir gündem olmadan toplantı çok düzensiz hissedebilir. Sonunda toplantıyı hedeflerinize daha yakın değil ve daha fazla netlik olmadan bırakıyorsunuz. Mutlaka lider olmasanız bile toplantıya yaklaşmanın daha iyi bir yolu var. Basit bir toplantı listesi yapmak, grubun pistte tutulmasına yardımcı olabilir. Bu, alınacak yönün daha iyi anlaşılmasından ayrılmanızı sağlayabilir. Amelia’daki ekibimiz tarafından yapılan bu makalede bu konu hakkında daha fazla bilgi edinin.
Neden önemli bir toplantı kontrol listesi yapıyorsunuz?
Korkma! Bazı basit taktiklerle, bu verimsiz toplantıyı organize bir foruma dönüştürebilirsiniz. Bunlar, daha az sıkı bir şekilde ihtiyaç duyacak ve maliyetleri azaltacak verimli toplantılar oluşturmak için en iyi beş ipucudur. Bu uç ipuçlarını önceden hazırlamak için kullanabileceğiniz bir toplantı listesi olarak düşünün. Toplantı gündemini belirleyin Atmanız gereken ilk adım, toplantının amacını açıklığa kavuşturmaktır. Hedef, fikir alışverişi yapmak, karar vermek veya bilgi paylaşmak olsun, net bir hedefe sahip olmak, hazırlığınızı yönlendirmeye yardımcı olacaktır. Neyin yapılması ve saygı duyulması gerektiği hakkında bir kontrol listesi oluşturun. Neyi başarmak istediğiniz konusunda netliğe sahip olmamak kesinlikle zamanın boşa gitmesine neden olacaktır. Toplantıda yönü korumanın en iyi yolu bir gündem yapmaktır. Gündemi toplantı katılımcılarına yaymak da iyi katılım sağlayacaktır. İnsanların bu toplantıya katılma hedefini iletmek de önemlidir. Karar vermek veya sadece girdilerini istemek için yardımlarına ihtiyacınız var mı, toplantıdan önce açıklayın. Nasıl katkıda bulunacağını bilmek, herkesi toplantının sonuçlarını hazırlama ve destekleme konusunda daha emin hale getirecektir. Sadece ihtiyacınız olan zamanı planlayın
Bir toplantı gündemi belirlediğinizde, toplantı kontrol listenizdeki bir sonraki adım, ihtiyacınız olan süreyi sipariş etmektir. Sadece bir toplantı için ihtiyacınız olan zamanı planlamak önemlidir ve daha fazlası yoktur. Bir saat sipariş ederseniz, sadece on beş dakikaya ihtiyacınız olsa bile kesinlikle o zamanı dolduracaksınız. Genel bir kılavuz olarak, çoğu çalışan her seferinde sadece yaklaşık 52 dakika bekleyecektir. Bir saatten fazla toplantı planlamayın. Ekibiniz, zamanlarının değerli olduğunu bilerek takdir edecektir. Ayrıca o saatin dışında önemli bir şey elde edemezsiniz. Herhangi bir toplantının planladığınız zamandan daha fazlasını gerektirdiğine dikkat edin. Toplantıya katılan kişilerin kendi toplantılarına hazırlanmak için zaman ayırmaları gerekir. Belki de toplantıdan sonra görev üzerinde çalışmaya geri dönmek için zamana ihtiyacı vardır. Dolayısıyla, bir toplantı sipariş ettiğinizde, çalışanlarınızın ihtiyaç duyacağı toplantıdan önce ve sonra destekleyici süreyi dikkate alın. Toplantınızı planlarken doğru kişileri doğru kişiyi dahil etmek için önemli olmaya davet edin. Toplantının sonuçlarından ana paydaşların tanımlanması. Bu, örneğin, karar vermeye yardımcı olacak bilgiye sahip kişileri ve bu kararlardan etkilenecek kişileri içerebilir. Aynı zamanda, zamanını istediğinizi ve şirketinizi etkilediğiniz insanları fark edin. Sadece gerçekten katılması gereken insanları davet edin.
Eklemeniz gereken kişi sayısı, toplantının amacına bağlı olarak da değişecektir. Karar verme toplantıları için, sayı olarak küçük olmaya çalışın, sekizden fazla olmayın. Beyin fırtınası için tasarlanan toplantı, on sekiz kişi kadar daha fazla insan olabilir. Bilgi veya dahili çalışanları paylaşmayı amaçlayan genel yenileme toplantıları daha büyük olabilir. Önemli insanları sadece masanın etrafında oturmaya davet edin, toplantınızın pistte kalmasını sağlar. Mutfakta çok fazla aşçı söylenebilir, sıkı hissettirebilir.
İlgili Konular Planlama toplantılarını ekibin maliyeti olabilir ve birçok programın uyumu gerektirebilir. Yalnızca ekiple ilgili ilgili konuları tartışmak için kullanılmalıdır. Genellikle, ekibin birbirine bağlı çalışma doğası nedeniyle eylem planları toplaması ve derlemesi gerekir. Bu senaryoda bir toplantı yapmak zamanın etkili bir kullanımıdır. Bağımlı departman çabalarını koordine etmeye odaklanmayan toplantı, sonunda dahil olmayan katılımcılarla sonuçlanacaktır. Bu nedenle, ilgili konulara bağlı kalmanızı sağlamak çok önemlidir. Toplantı hazırlığı toplantıları planladığınızda, önceden gereken gündemi ve belgelerin dolaşımını düşünmek önemlidir. Toplantıdan önce bilgi paylaşmak için uygunsuz zamanlar olsa da, bu bir kural değil bir istisna olma eğilimindedir. Materyalin toplantıdan önce dağıtılması, katılımcıların toplantıyı yeterince hazırlamalarına izin verir. Genellikle toplantıların ve ilgili belgelerin gündemini okumak ve tanımak için yararlıdır. Tonu ve umudu ayarlayın
Bir toplantı hazırlarken, verimliliğinizi engelleyebilecek rahatsızlıkları ortadan kaldırmak önemlidir. Bu, bunun sosyal bir saat olmadığını rahatsız eden ve hatırlatan ekip üyelerinde yönetim anlamına gelebilir. Bu aynı zamanda toplantıya başkanlık etmeyi ve tartışmayı dolaşırlarsa belirtilen konuya yönlendirmeyi de içerecektir.
Toplantının başında, umutlarının ne olduğunu açıklamak iyi bir uygulamaydı. Toplantının pistte kalması için ihtiyacınız olduğu kadar gündeme tekrar bakın. Bir kolaylaştırıcı olarak, grubunuza istenen çözümü elde etmek için hedeflerinizi ve zaman sınırlarınızı hatırlatmak sizin işinizdir. Aksisaat öğeniz bir toplantı gündemi üzerinde çalışıyor, önümüzdeki birkaç adımı bulacaksınız. Aşağıdaki adımları belirli hale getirin ve bu adımlar için ekip üyelerini belirleyin. Bu şekilde, bir sonraki adım açıklanacak bir eylem kalemi haline gelir. Ayrıca herkesin görevde kalması için açık zaman çizgisini takip etmek zorundalar.
Eylemin öğesini tamamlamanın endişelerini veya olası engelleri dinlediğinizden emin olun. Bu aynı zamanda bu görevleri tamamlamak için mevcut kaynakları tartışmak için mükemmel bir fırsattır. Toplantının son birkaç dakikasında, ayrılmadan hemen önce, tartışılanları özetlemeniz gerekir. Bu, toplantı listesini tamamlamak için iyi bir uygulamadır. Bu, herkesin gelecekte ne yapmaları gerektiğini bilerek aynı sayfada bir toplantıdan ayrılmasını sağlar. Bu, bu eylem öğelerinin her birini alan bir sonraki eylemi veya adım öğesini ve eylem öğelerinin tamamlanması beklenir. Bu, toplantıyı sona erdirmenin açık ve özlü bir yoludur. Bu özet, toplantı dakikalarında veya toplantıdan sonra dağıtılan daha gayri resmi e -postalarda tekrarlanabilir. İletişim Otomasyonu ve Zamanlama
