En İyi Belge Yönetim Sistemi – 2021

Kredi Görüntüsü: Clasmerit Doküman yönetim sistemi yazılımı genellikle kuruluşları ve dijital belgelerin korunması için kullanılsa da, depolama ve işlevlere göre kategorize edilir. Burada her iki elektronik belge yönetim sistemine de odaklanacağız. Temel olarak, elektronik belge yönetim sistemi, depolama yöntemine göre dört tipte sınıflandırılmıştır.
Depolama Yerel Belge Yönetim Sistemine Dayalı Tür: Yürürlükteki çözümler, belgelerinizi ve dosyalarınızı bakım ve risklerinizde kendi sunucunuzda sakladığınız bir şeydir.
Bu DMS gibi birçok şirket esas olarak her şeyi kontrol ettikleri ve diğer kaynaklara bağlı olmadıkları için. Verilerinizin güvenliğinden tamamen sorumlu olacaksınız. Bu, belgelerinin içeriği (hukuk büroları, devlet kurumları vb. Gibi) nedeniyle güçlü güvenliğe ihtiyaç duyan şirketler için önerilir. Diğer olumlu taraf, bu DMS’yi kullanmak için bir internet bağlantısına ihtiyacınız olmamasıdır. LAN’ınıza bile bağlayabilir ve internete ihtiyaç duymadan kullanabilirsiniz. Dezavantajı, daha yüksek teknik talepleri nedeniyle güçlü BT kaynaklarına sahip olmanız gerektiğidir. Ödemeniz gereken açık ücret de diğerlerinden daha yüksek olabilir. Bulut tabanlı belge yönetim sistemi: Adından da anlaşılacağı gibi, veriler sağlayıcınız tarafından bulutta yayınlanacak ve bilgileri uzaktan kaydedecektir. Kullanıcılar herhangi bir cihazdan dosyalara çevrimiçi olarak erişebilir. Küçük ve IT olmayan şirketler için bu en iyi çözüm olabilir çünkü her şey sağlayıcının kendisi tarafından ele alınacaktır. Fiyatlar genellikle tüm yazılım bakımı ve güncellemelerini içerecek aylık veya yıllık bir ücret olacaktır. Dezavantajı, DMS sunucusunda olduğu gibi İnternet olmadan çalışamamanızdır. Ayrıca, sağlayıcınızın yanında sorunlar varsa, belgenizi etkileyecektir.
Veritabanı Belge Yönetim Sistemi: Bir veritabanı belge yönetim sisteminde, yazılım kuruluş tarafından kullanılan veritabanı ile entegre edilecektir. Veritabanı belge yönetim sistemi, çeşitli dosya türlerini depolamanız ve yönetmeniz gerektiğinde çok yararlıdır. Yazılım daha sonra verileri saklar ve alan sorgularına veya diğer çeşitli seçeneklere göre ihtiyacınız olanı sıralamanıza ve aramanıza olanak tanır. DMS veritabanlarının bazı örnekleri MySQL, Oracle’dır. Bugün piyasada daha fazla DM veritabanı var. Web tabanlı belge yönetim sistemi: Web tabanlı DMS’de belgeler bir web tarayıcısı kullanılarak saklanır. Bir tarayıcı aracılığıyla erişilir ve çoğu Web tabanlı DM’lerin ücretsiz veya düşük olacağı için özel bir yazılım yüklenmesini gerektirmez, çünkü çoğu açık kaynaklıdır. Dezavantajı, özelleştirmenin yerel kadar büyük olmayacağı ve aynı zamanda öğrenme eğrisinin oldukça yüksek olacağıdır. Belge yönetim sistemi, belgelerin nasıl depolandığına ve korunduğuna göre sınıflandırılır. İşlevine göre belge yönetim sisteminin türünü keşfedelim.
İşlevine göre tür İçerik Yönetim Sistemi: İçerik Yönetim Sistemleri, web kullanıcılarına çeşitli içeriği yönetmek, paylaşmak ve yayınlamak için tasarlanmıştır. CMS, kullanıcıların doğrudan web’de yayınlamasına olanak tanır. Bazı popüler CM’ler WordPress, Drupal ve Joomla’dır.
Not Yönetim Sistemi: Not yönetim sistemleri genellikle bir kuruluş tarafından özel kayıtlarını, özellikle de işlemleri içerenleri korumak için kullanılır. Bu esas olarak hükümet tarafından yönetilen işletmeler tarafından sağlık hizmetleri, şirket refahı vb. Not yönetim sistemi dava riskini en aza indirmek için çok yararlıdır. Kurumsal İçerik Yönetim Sistemi: Şirket İçerik Yönetim Sistemi, tüm belirli iş süreçlerine odaklanması dışında CMS gibi içeriği de yönetir. Bu nedenle daha geniş bir kapsamı vardır ve yalnızca içerik yönetimi ile sınırlı değil, işletmeye dahil olan çeşitli süreçleri içerir. Belge görüntüleme sistemi: Belge görüntüleme sistemi, belge görüntülerini saklamak, yönetmek, yazdırmak için kullanılır. Fiziksel kopyaları dijital dosyalara dönüştürmeye yardımcı olurlar, böylece görüntüler kayıp riski olmadan güvenli bir şekilde saklanabilir. Çalışma Akışı Yönetim Sistemi: Yinelenen işlem her zaman zaman kaybıdır. İş Akışı Yönetim Sistemi, belirli iş akışlarını kolaylaştırmak için rutin görevlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Ayrıca doğru belgeleri doğru zamanda doğru zamanda almaya yardımcı olurlar. Ayrıca bkz: En İyi Belge Yönetimi Yazılımının En İyi Kullanıcı Belgeleri Örnekleri – 2021 Belgeleri ve dosyaları daha iyi yönetmenize yardımcı olacak bazı yerel ve bulut tabanlı belge yönetimi yazılımlarına bakalım.
WordPress tabanlı belge yönetim sistemi: WordPress’in kendisi, esas olarak blog makale içeriğinin türü için yapılmış bir içerik yönetim sistemidir. Ancak bir belge yönetim sistemi olarak kullanılacak uzantı ile genişletilebilir. Hizmetkar:
Yardım, temel olarak bilgi temelini sakladığınız bir bilgi yönetimi çözümüdür. Ancak, belgelerinizi kolayca bulmak ve kullanmak için kategorik olarak ayarlayabilmeniz için belgelerinizi kategorik olarak düzenleyebilmeniz için belgenin bilgi tabanı makalesinde depolandığı bir belge yönetimi çözümü olarak kullanılmak üzere değiştirilebilir. Aşağıda belirtilen dosyaları yönetir. Yardım Özellikleri:
Bu eklenti, belgeleri oluşturmak, düzenlemek ve yönetmek için ön uç ve arka uç erişim sunar.
İçerik eklerken veya ön uç veya arka uç aracılığıyla belge yüklerken, kullanıcılar belge kategorisini bildirebilir ve ardından bu kategorideki belge listesini görüntüleyebilir.