Jika Anda pernah menghadiri salah satu pertemuan ini, Anda tahu bahwa mereka sering kali merasa membuang-buang waktu. Dalam banyak kasus, itu hanyalah kewajiban daripada kebutuhan, dan menghasilkan banyak pembicaraan tanpa banyak yang benar-benar dilakukan. Mereka juga dapat berlarut-larut terlalu lama, menghabiskan waktu berharga yang dapat dihabiskan untuk benar-benar bekerja. Ada godaan untuk mengajukan mosi untuk membatalkan rapat (ironisnya, pada rapat). Di beberapa perusahaan, di mana sebagian besar karyawannya bekerja secara independen, ini mungkin berhasil. Namun, tim lain masih membutuhkan kesempatan untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama.
Pengantar Stand Up Meeting Masalah bagi banyak manajer adalah: Bagaimana saya terus melakukan rapat, tetapi memaksimalkan efektivitasnya sambil meminimalkan gangguan mereka terhadap hari kerja tim saya? Stand up meeting adalah salah satu solusi potensial yang mulai dieksplorasi oleh banyak perusahaan. Konsep di balik stand up meeting sangat sederhana. Ini identik dengan rapat yang kami jelaskan sebelumnya, kecuali bahwa semua peserta tetap berdiri. Semua orang berkumpul bersama di lokasi yang nyaman untuk mengadakan pertemuan singkat, tetapi orang-orang tetap berdiri. Filosofi yang mendorong pertemuan berdiri juga cukup mudah. Ketidaknyamanan berdiri di satu tempat – daripada duduk di meja atau meja – dimaksudkan untuk menjaga karyawan dari berlama-lama di pertemuan dan menghabiskan lebih banyak waktu di sana daripada yang diperlukan. Sebaliknya, fakta bahwa semua orang tetap berdiri adalah pengingat untuk menjaga diskusi tetap singkat dan langsung, dan untuk menyelesaikan rapat secepat mungkin.
Seperti Apa Stand Up Meeting dalam Praktik Seperti konsep sederhana lainnya, rapat berdiri digunakan dalam berbagai cara oleh tim dan perusahaan yang berbeda. Meskipun filosofi inti tetap sama, frekuensi, lokasi, dan format dapat sedikit berbeda. Dalam hal frekuensi, banyak bisnis memilih rapat berdiri setiap hari. Ini memberi setiap orang kesempatan untuk check in dengan cepat dan berbagi informasi penting setiap hari, dan berguna untuk tim yang bekerja pada proyek yang sangat kolaboratif. Di sisi lain, tim yang lebih independen dan mereka yang mengerjakan proyek jangka panjang seringkali dapat melakukannya dengan baik dengan rapat mingguan sebagai gantinya.
Untuk lokasi, stand up meeting bisa diadakan hampir di mana saja. Seringkali paling nyaman untuk menahan mereka di ruang konferensi khusus. Namun, menyimpannya di ruang bersama memungkinkan semua orang untuk bergabung, dan bisa menjadi cara yang sangat baik untuk menyentuh basis dengan cepat di awal setiap hari kerja. Akhirnya, rapat berdiri sangat bervariasi dalam format. Namun, dalam banyak kasus mereka sangat terstruktur, karena ini membuat orang tidak tergoda untuk berlama-lama atau keluar dari topik. Implementasi yang paling sukses melibatkan pengaturan struktur standar dari awal. Misalnya, setiap anggota tim mungkin bergiliran membagikan apa yang mereka lakukan sehari sebelumnya, apa yang akan mereka kerjakan hari ini, dan pertanyaan atau masalah apa yang mereka miliki yang mungkin dapat dibantu oleh anggota tim lainnya. Untuk mempersingkatnya, rapat berdiri biasanya melibatkan 'bergiliran' semacam ini, daripada banyak percakapan bolak-balik.
Cara Melakukan Stand Up Meeting yang Sukses (4 Tips Cepat) Cara terbaik untuk menentukan apakah rapat berdiri berfungsi untuk bisnis Anda adalah dengan mencobanya. Untuk mendapatkan hasil terbaik, berikut adalah empat tip cepat yang dapat membantu Anda memastikan rapat Anda seefektif mungkin. 1. Tentukan Tujuan Anda Seperti hampir semua hal lain di dunia bisnis, rapat berdiri Anda akan lebih berhasil jika Anda memiliki tujuan yang jelas. Anda perlu tahu apa yang ingin Anda capai melalui rapat, sehingga Anda dapat mengatur nada yang tepat dan menentukan efektivitasnya dari waktu ke waktu. Tujuan utama Anda mungkin berbeda, tetapi beberapa contohnya meliputi:
- Menjaga setiap orang diperbarui pada kemajuan setiap anggota tim dan/atau kegiatan.
- Menetapkan tujuan dan rencana untuk hari atau minggu mendatang.
- Mengidentifikasi tantangan dan masalah yang perlu dipecahkan.
Karena rapat berdiri singkat, hindari godaan untuk mencoba dan menyelesaikan terlalu banyak hal pada saat yang bersamaan. Alih-alih, fokuslah pada satu atau dua tujuan tertentu, atau pertimbangkan untuk mengatur waktu pertemuan yang berbeda untuk tujuan tertentu. 2. Tetapkan Harapan yang Jelas dari Awal Setelah Anda memiliki tujuan, Anda harus mengomunikasikan harapan kepada tim Anda. Setiap orang harus memiliki gambaran yang jelas tentang seperti apa tampilan stand up meeting, untuk meminimalkan kebingungan dan merampingkan prosesnya.
Pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan awal atau mengirimkan memo internal yang menguraikan harapan pertemuan berdiri. Ini mungkin termasuk:
- Berapa lama pertemuan akan berlangsung?
- Di mana (dan kapan) mereka akan berlangsung
- Apa yang diharapkan untuk dibawa atau disiapkan oleh setiap anggota tim?
- Bagaimana pertemuan akan dilakukan
- Kapan pertemuan akan berakhir
Misalnya, Anda dapat mengatur rapat stand up Anda selama 10 hingga 15 menit. Setiap orang akan menghabiskan 30 hingga 60 detik untuk menjawab sejumlah pertanyaan atau menanggapi permintaan tertentu, dan rapat akan berakhir ketika setiap orang telah berbicara.
Penting juga untuk mengomunikasikan harapan Anda dalam hal perilaku. Anda dapat menjelaskan bahwa pertemuan ini harus profesional, misalnya, dan bahwa obrolan ringan dan komentar pribadi harus dihindari. 3. Beri Semua Orang Kesempatan yang Sama untuk Berbicara Rapat berdiri bisa menjadi cara terbaik untuk memastikan semua orang merasa menjadi bagian tim yang setara. Namun, Anda tidak dapat melakukannya jika karyawan tertentu memonopoli percakapan – sesuatu yang sering terjadi dalam rapat yang lebih terstruktur secara tradisional. Oleh karena itu, untuk mempromosikan keterlibatan dan memastikan pertemuan Anda mendorong hasil yang tepat, pastikan setiap orang memiliki waktu untuk berbicara. Ini berarti:
- Menetapkan batas waktu berapa lama setiap orang dapat berbicara
- Tidak mengizinkan interupsi – setiap anggota tim harus menunggu giliran
- Memastikan semua orang mendapat kesempatan untuk mengatakan bagian mereka
Secara alami, rapat berdiri Anda dapat mengidentifikasi hal-hal yang perlu ditangani secara lebih rinci. Percakapan tersebut dapat terjadi antara anggota tim yang relevan di kemudian hari, dalam suasana yang lebih santai. Sebaliknya, rapat berdiri Anda harus dengan jelas berfokus pada penyediaan informasi yang relevan dan berguna bagi semua orang yang terlibat. 4. Gunakan Alat yang Tepat untuk Merampingkan Rapat Anda Secara teknis, rapat berdiri tidak memerlukan alat khusus. Namun, beberapa solusi dapat membantu merampingkan proses dan membuatnya tetap fokus.
Ini sangat relevan jika rapat berdiri Anda dilakukan dari jarak jauh, baik karena masuk akal untuk bisnis Anda atau karena pandemi global saat ini. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin melihat alat digital yang dapat membantu semua orang tetap di halaman yang sama, seperti:
- Asana: Dasbor terpusat untuk mengelola proyek besar dan memecahnya menjadi tugas individu.
- ClickUp: Platform kolaboratif dengan alat untuk menetapkan tugas, berkomunikasi dalam tim, melacak sasaran, dan sebagainya.
- Zoom: Alat konferensi video yang menjadi sangat berharga bagi banyak bisnis di iklim saat ini.
Anda dapat melakukan rapat berdiri melalui konferensi video, suara, obrolan, atau hampir semua metode lainnya. Bahkan jika setiap orang tidak dapat benar-benar berdiri di ruangan yang sama, ingatlah tujuan inti – rapat singkat dan cepat yang berfokus pada berbagi informasi penting. Kesimpulan Jika Anda tidak senang dengan bagaimana rapat Anda saat ini dilakukan, tetapi Anda tidak mampu untuk membuangnya sama sekali, rapat berdiri bisa menjadi solusi yang sangat baik. Teknik ini dirancang untuk memaksimalkan manfaat mengumpulkan semua orang untuk berbagi informasi, sambil meminimalkan pemborosan waktu dan gangguan. Melakukan rapat berdiri yang sukses tidaklah sulit – hanya membutuhkan sedikit persiapan. Sebagai pengingat, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:
Sudahkah Anda mencoba menjalankan stand up meeting, dan seperti apa pengalaman Anda? Bagikan dengan kami di bagian komentar di bawah! Artikel Gambar Thumbnail Bakhtiar Zein / shutterstock.com.
