Başarılı bir proje yürütmek için 7 Risk Yönetimi İlkeleri

Pay. Bu kelimeyi seviyorum. Başıma gelen her güzel şey riskten doğdu. İş dünyasında risk yönetimi hakkında konuştuğumuzda, sadece başarısız olabilecek cesur ve cesur iş adımlarından bahsetmiyoruz, aynı zamanda bizi daha yüksek bir seviyeye taşıyabilecek. Ayrıca, bunu öngörmez ve önlemezsek ortaya çıkabilecek çok olumsuz olaylardan bahsediyoruz. Riskler iç veya dış kaynaklardan gelebilir ve bu dünyada riske karşı savunmasız olmayan bir proje yoktur. Risk yönetimi sayesinde şirketler mümkün olduğunca çok tehdidi en aza indirebilir, proje başarısızlıklarını önleyebilir ve müşterinin tarafında kalabilir. Şirketler ayrıca hayal etmedikleri başarıyı da deneyimleyebilirler.
Proje risk yönetimine neden öncelik vermelisiniz?
Para kaybetmenizi engelleyebilecek ve hatta sizin için para kazanabilecek beklenmedik sorunlarla ilgileneceksiniz.
Ortaya çıkan fırsatlardan yararlanabilirsiniz.
Ekip üyeleri mutlu olacak çünkü gerçekten önlenebilecek sorunları çözmeleri gerekmiyor.
Proje son tarihte ve bütçeye göre gönderilecek ve müşteriniz tarafından beklenen bir kalite seviyesine sahip olacaklar.
7 Proje Risk Yönetimi İlkeleri, projeniz yürüttüğü sürece hiçbir sorun olmayacağını varsaymak büyük bir hatadır. Bu kendinden emin değil; Bu aptalca. Akıllı şirket, risk yönetimi projenin kendisine, çalışan eğitimine ve hatta günlük operasyonlara yazıyor. Risk yönetiminin yedi ilkesini tartışalım.
1. Proje çalışmasının (SOW) proje kapsamı için çalışmanın kapsamını belirleyin: müşteri bilgileri
Yüklenici Bilgileri
gönderi
Dönüm noktası
Bu sadece temel bilgiler. Ekmek Müşteriniz iş kapsamında neyin dahil olduğunu ve neyin olmadığını bilmesi için mümkün olduğunca ayrıntılı olmalısınız. “Müşteri projeyi aldıktan sonra değişiklik isterse ne olur?” Veya “Müşteri zamanında gerekli bilgileri sağlamazsa proje zaman çizelgesi nasıl etkilenecek?” Her proje için yeni bir ekmek yazılmalıdır. Her müşteri ve sözleşme farklı olacaktır ve bir kamu şablonu kullanırsanız bir şey kaybedersiniz.
2. Risklerin mümkün olduğunca erken tanımlanması, gelecekteki riskleri görebilmiştir, sadece mevcut durum değil, projenin geleceği hakkında açık düşünceler ve düşünceler gerektirir. Çalışanlar bunun için iyi bir kaynaktır. Çeşitli deneyimleri var ve risk yönetimine ihtiyaç duyduğunuzda tam olarak gösterebilirler. Geri bildirim ve öneriler istemek için bir toplantı ve ekip genelinde oturumlar düzenleyin. Ayrıca, benzer projeler üzerinde çalışan diğer endüstriyel profesyonellerle konuşmak. Risk yönetimi yoluyla önleyebilecekleri projelerinde ve sorunlarında neyin yanlış olduğunu öğrenin.
Sonunda, projenin her adımını gözden geçirmek ve tüm endişeleri veya olası sorunları tartışmak istersiniz. Bu zamanda çok aptalca veya uzak getirilmiş bir öneri yok-bu bir beyin fırtınası oturumu ve tüm fikirler kabul ediliyor. Risk yönetimini değerlendirmek için proje alanları şunları içerir:
Bütçe
Müşteri Gereksinimleri
Sözleşme
Belgeler
İnsanlar (örneğin, çekirdek ekip üyeleri hastasa)
Masa saati
Teknoloji
Hava ve doğal afetler isterseniz bu kategoriyi daha da kırabilir.Örneğin, “program” kategorisi farklı web sitesi tasarımı sonucuna bölünebilir ve daha sonra her biri için risk değerlendirilebilir.
3. Fırsatların tanımlanması, bir projenin nerede hasar göreceğini tahmin edebileceğinizle aynıdır, başarısız olmazsa nerede uçabileceğini tahmin edebilirsiniz.Fırsatların hazırlanması risk yönetiminin önemli bir parçasıdır.Müşteriler için bir yön sayfası oluşturduğunuzu varsayalım.Trafiği yön sayfasına yönlendirmek için bir pazarlama ekibiyle çalışıyorsunuz;Ziyaretçiler oradayken, olağanüstü tasarımınız ve satışlarınızın kopyası sayesinde dönüşeceklerini umuyorsunuz.Bir yandan, beklediğiniz kadar çok kişiyi veya yüklenmesi için çok uzun kayıt formunu dönüştürmeyen bir açılış sayfası hazırlayabilirsiniz.
Peki ya her şey tam tersine giderse?Pazarlama ekibi reklamı çok iyi çalışıyor, bu yüzden daha fazla cazibe merkezi elde etmek için daha büyük bir bütçe istiyorlar.Pek çok kişi, web sitesi trafik akışını zorlukla idare edebilmesi için yön sayfasına dönüşüyor.Bu, karşılaşılması gereken ve negatif olarak planlanması gereken büyük bir sorundur.4. Her bir riskin değerinin değerinin önemini belirleyin.1 ila 5’lik bir ölçek kullanmak en kolay olanıdır, 1 en fazla etki ve 5 en fazla etkidir.İlk olarak, “Bu risk ne kadar çok şey olacak?”Ve bunu bu ölçekte yargılayın.Ardından, aşağıdaki etkiyi değerlendirin: zaman, maliyet ve kalite.Olumlu bir riskse, “Bu risk ne kadar karlı olursa?”
Bunu yapmak, önce hangi risklerin hafifletileceğini önceliklendirmenize ve hangisinin göz ardı edilebileceğini ve hatta göz ardı edilebileceğini söylemenize yardımcı olacaktır. Çok olası bir risk varsa ve büyük bir olumsuz etkiye sahip olacaksa, dikkatinize ihtiyacınız vardır. Olması pek olası olmayan ve yalnızca gerçekleşirse önemsiz sonuçlara sahip olacaksa, daha sonra izin verebilir veya hatta kaçırabilirsiniz. Gri bir alan var. Yeni müşteriler için bir web sitesi tasarladığınızı varsayalım. Bu onunla ilk kez çalışıyorsunuz ve gelecekte onunla çalışmak istemediğinizi zaten biliyorsunuz – talepler yüksek ve gerçekçi değil ve bütçe düşük. Güçlü bir web sitesi istiyor, ama bunu karşılayamıyor – ve bunu anlamıyor gibi görünüyor. İstediğinden daha azını vermeniz, temellere ve ihtiyaçlara hızlı bir şekilde tutmanız ve çanları ve ıslıkları bırakmanız gerekecek. Müşteriler ve gelecekte sizi işe almayabilir. Bunun olasılığı 5’tir.
Bu, zamanı veya maliyeti etkilemez – talep üzerine “hayır” demenizin nedeni zaman ve bütçe sınırları içinde çalışmaktır – ancak bunun en azından müşterinin gözünde kalite üzerinde bir etkisi olacaktır. Ancak bu başka bir soru: umursuyor musunuz? Muhtemelen değil. Artık onunla çalışmak istemiyorsunuz, bu yüzden en kötü risk yüksek olsa da, işinizin geleceği üzerindeki etkisi düşük-zaten geleceğini ve iyisiniz olduğunu biliyorsunuz. Riskler ve mevcut etkiler yüksek kabul edildi, Ancak gelecekteki etki, sayı yukarıda olsa bile öyle değildir, bu çok fazla dikkatinizi gerektirmez. Bunun tersi de doğru olabilir. Belki küçük görünen bir şey var – imkansız, zaman, maliyet veya kalite üzerinde çok fazla etki yok – ama herhangi bir nedenle sizin için yine de önemlidir. Örneğin, birçok web sitesi oluşturulmuş bir müşteriniz olduğunu varsayalım. İşinizden her zaman memnun. Şimdi, sizin için biraz farklı bir proje var, diğerleri gibi bilmediğiniz endüstriler için bir web sitesi. Yine de istediği şeyi verebileceğinizden ve müşterinin etkileneceğinden eminsiniz. Yanlış bir şey riski düşüktür. Bununla birlikte, hala var ve bu müşteri ile olağanüstü bir ilişkiniz var, böylece ortaya çıkabilecek tüm riskleri önlemek istiyorsunuz. Risk değerlendirme oranları düşüktür, ancak önem seviyesi yüksektir, bu nedenle yine de önlenmesi gereken riskler listesine koyacaksınız.
5. Risklerinize nasıl yanıt vereceğinizi öğrenin, hangi risklerin mevcut dikkatinizi gerektirdiğini belirledi. Sen ne yapardın ? Hangi önlem alınmalı ve neden? Potansiyel sorunların temel nedenini keşfetmek için üç neden risk yönetimi, kendime 3 bölümden oluşan bir dizi “Neden?” Dünyanın en iyi web sitesini isteyen ancak bunun için küçük bir bütçeye sahip olan müşteriler örneğini ele alalım. Hayal kırıklığına uğrayacağını belirledik çünkü istediği tüm özellikleri alamadı. Onun için yapamayacağınız bir şey özel bir sohbet botu yapmak. Sadece “Eh, yapamayız, çok zor” demek yerine, bunun neden bir sorun olduğunu öğrenin: bunun neden bir sorun olduğunu: müşterinin istediği özel sohbet botu için bir bütçesi yok. Üzgün ​​olacak çünkü web sitesinde hiçbir işlevi yok.
Neden: Müşterilerin onunla hemen iletişim kurması için bir yol istiyor ve doğrudan sohbetin bunu sunmanın en iyi yolu olduğunu düşünüyor.

Neden: Çünkü müşteriler tarafından geçirilmesi gereken daha az engel var. İlk önce bir e -posta göndermeden veya telefonu almadan şirketle iletişime geçebilirler.
Peki. Bu yüzden gerçek sorunun “müşteriler satın alamayacağı mallar istiyorlar” olmadığını belirledik. Sorun şu ki, müşteri müşterilerin doğrudan şirketiyle sohbet etmeleri için bir yol istiyor ve bunu yapmanın tek yolu olan özel sohbet botunu ele alıyor. “Hayır, üzgünüm” demek yerine, Facebook Messenger’ı web sitesine sabitlemek gibi alternatifi ile ona geri dönebilirsiniz. Şimdi gerçek problemi, “Neden” üçüncüsü çözdünüz. 4 Risklerle başa çıkmanın yolu, potansiyel sorunların temel nedenlerini bildikten sonra, bunların üstesinden gelmenin dört temel yolu vardır: Kaçınma: Riskleri önlemek, projenize zarar vermemesi için.
Azaltma: Riskten ne kadar hasar verilebileceğini sınırlamak için harekete geçin.
Transfer: Risk almak için başkalarını işe alın. Örneğin, sözleşmeyi kontrol etmek için bir avukat tutabilirsiniz.
Resepsiyon: Diğer üç seçenek mevcut veya gerçekçi değilse seçeceğiniz şey budur.
6. Beklediğiniz riski izlemek için bir risk günlüğü kullanma e -tablosunu koruyun. Yukarıda belirtilen Risk Değerlendirme ölçeğine ek olarak, rafine edilmesi için dahil edilmesi ve ayrıntılı olması gereken bazı alanlar şunlardır:
Önemli bir giriş ve diğer tarih eklediğiniz tarih gibi önemli bir şey olduğu gibi
Risk Tanımı
Olası risk
Riski yönetmekten sorumlu kişi, belirli risk için en uygun olan tarafından belirlenir
Riske uygun yanıt
Farklı risk tepkileri için tahmini yüksek ve düşük maliyet
Son durum