Bilgi transferi: nedir ve nasıl uygulanır
Teknik olarak, bilginin aktarılması, bilgiyi bir yerden diğerine aktarma sürecidir. Birleşme gibi olaylar bu süreci tetikledi. Şirket katıldığında, satın alan şirket edinilen şirketin bilgisini kendi bilgisinin belleğine aktardı. Resmi olarak, bilgi aktarımı ile kastedilen şey budur. Bununla birlikte, mevcut bilgi aktarımı, bilgiyi paylaşarak (bazı insanlara göre bu arada olağandışı olan) kolaylaştırılan “eğitim” yerine gevşek bir şekilde kullanılmaktadır. Bu makalede, buna böyle yaklaşacağız – kuruluşunuzun hafızasını oluşturmak için bilgi aktarımını, herkes tarafından daha üretken olmak için erişebilecek ve kullanılabilecek nasıl kullanabileceğinize odaklanın.
McKinsey Global çalışmalarında çalışanların zamanlarının çoğunu bilgi bulmak ve toplamak için harcadıklarını buldu. Bu bağlamda bilgi aktarımını yaptığınızda, bilgi arama süreci optimize edilecek ve bu zamanı önemli ölçüde kazanabilirsiniz.
Şimdi bilgiyi aktarmak için izleyebileceğiniz adımlara bakalım, böylece herkes onu bulabilir. Yakalamak istediğiniz bilgi kaynağının yaygın olarak aktarılmasını belirlemek iki kaynak kategorisinden gelir. ISO 9001: 2015’in 7.1.6 maddesi bu kategori hakkında ayrıntılı olarak konuşuyor:
a) iç kaynaklar (örneğin, fikri mülkiyet, deneyimden elde edilen bilgiler, başarılı başarısızlıklardan ve projelerden alınan dersler, belgelenmeyen bilgi ve deneyimi yakalama ve paylaşmak; süreç, ürün ve hizmette iyileşmenin sonuçları); b) Dış kaynaklar (örneğin standartlar, akademisyenler, konferanslar, müşterilerden veya dış sağlayıcılardan bilgi toplamak). Gördüğünüz gibi, taşıdığınız organizasyonel bilgiyi yakalamak için birçok kaynak kullanabilirsiniz. Ancak bir şey izlemeden önce, bunun değiştirilebilecek bir bilgi kaynağı olduğundan emin olun (aşağıda daha fazla). Şimdi yakalayabileceğiniz bilgi varlıklarının tanımlanması, her türlü bilgi aktarılamaz. Veya bu durumda kodlanmış. Örneğin, satış personelinizdeki bilgileri alın. İşleyen bir hacim indirim planını kolayca belgeleyebilirsiniz. En iyi satış görevlileriniz de en iyi stratejilerine ve indirim taktiklerine katkıda bulunmak için cömert olabilir. Başarısız anlaşmalardan dersler bile yazabilirsiniz. Ancak satış personelinizin satış becerilerini belgelemesini sağlayamazsınız. Bu, sahibinin bilinçaltında oldukça fazla sessizlik olan örtük bir bilgi örneğidir. Bu tür bilgi yakalanamaz (veya ifade edilemez).
Aktarılamayan veya yakalanamayan diğer bilgi türleri geçici bilgidir. Bu, diğer kanalların yanı sıra çalışanın sohbeti, e -posta sohbeti ve çağrılarındaki bilgidir. Bu bilgi birlikte kuruluşunuzun toplam bilgisinin yaklaşık% 50’sini oluşturabilir. Yani, temelde geri kalan% 50 yakalayabilirsiniz. Öyleyse, “neden”, “ne” ve “nasıl” olduğunu tanımlamak için bilgelik kullanın. Mevcut bilgi boşluğundaki faktörler. Bir çalışmada, katılımcıların% 60’ı işle ilgili bilgi bulmanın bir zorluk olduğunu söyledi. Ayrıca, çalışanların sadece ihtiyaç duydukları bilgileri beklemek için yaklaşık 5,3 saat/haftada harcadıkları da bulundu. Araştırma yaparsanız, çalışanlarınızı araştırarak – bazı bilgi varlıklarının neredeyse her zaman engel olarak hareket ettiğini göreceksiniz. . Öyleyse, bunu al. Ayrıca, üretkenliğin azalmasına neden olan standart veya benzersiz bilgi varlıklarına da dikkat edin. Bir çalışmada, katılımcıların% 42’si – katılan büyük şirketlerden 1.001 çalışandan – işte ihtiyaç duydukları bilginin benzersiz ve standart olmadığını söyledi. Ve yaklaşık% 81’i benzersiz bilgi bulmanın çok zor veya aşırı olduğunu söylüyor. Bunu sunmak için yetersiz eğitim ve mesleki eğitim bile buldular.
Bu, işyerinde öğrenmekten gelen bir tür bilgidir ve sadece daha deneyimli işgücü buna sahiptir. Bilgi varlıklarınız bu bilgiyi sunmalıdır. Kodlanabilecek birçok bilginizin şablonunu hazırlayın, belgeler kullanılarak yakalanabilir. Aşağıda, çıkan çalışanların bilgisini yakalamak için bir şablon bulunmaktadır. Ancak bunu kolayca tekrar kullanabilir ve bilgi varlıklarınızın çoğunu yakalamak için kullanabilirsiniz: Görüntü Kaynağı Bilgi yakalamak için doğru yol seçin çünkü bilgi çeşitli şekillerde gelir, onu yakalamanın tek yolu yoktur. Aşağıdaki infografikte, bilginin sahip olduğu kaynaklara bağlı olarak nasıl farklı şekillerde yakalanabileceğini görebilirsiniz. Yeni başlayanlar için kullanılabilecek bilgileri yakalamak, yardım, staj, resmi eğitim ve simülasyonlar gibi alıştırmalar yardımcı olabilir. Uygulayıcılar için bilgi yakalamak için hikayeler, topluluk tartışmaları ve röportajlar gibi taktikler yararlı olabilir. Bilgi uzman düzeyinde, araştırma makaleleri, konferanslardan içerik gibi araçlar ve yararlı olduğu kanıtlanmış değişiklikleri teşvik eden doğrudan raporlar gibi araçları yakalamak.
Görüntü kaynağı, yakalamanız gereken tüm bilgi varlıklarını bildikten sonra bilgi sahibi olan insanları bulun, bu, sahip olan insanları tanımlamanın zamanıdır. İşletmenizin büyüklüğüne ve işgücü yapınıza bağlı olarak, aradıkları bilgiye sahip olacak kişileri hemen görebileceksiniz. Örneğin, sizinle iki yıldır çalışan İK yöneticiniz, çalışanlarınızın operasyonları hakkında belki kendinizden daha fazlasını öğrenecektir. Yani bu İK bilgisini almak için doğru kişi. Aynı şekilde, her departman için, bir ay içinde şirketinizden çıkarlarsa en fazla işi etkileyen insanlara bakın. Bunlar en çok bilgiye sahip insanlardır: bilginizin kaynağı. Herkesin bildiklerini yazmasını sağlamak kadar basit değil. Başarılı infazlar için bir ekip alır. Bilgi transfer ekibinizin şu olması gerekir:
Bir bilgi kaynağı olan konu bilgi uzmanı.
Uzman: ayrılırlarsa veya ayrılırsa uzmanların yerini alabilecek insanlar.Uygulayıcı: Günlük işte bilgi kullanacak olanlar.
Ve kolaylaştırıcı: Bilgi aktarım sürecini denetleyecek ve kolaylaştıracak insanlar.
Ayrıca, bilgi toplamak için ekibinizle işbirliği yapmak için bir analist işe almayı da düşünebilirsiniz.
Bilgi belgeleme ve aktarma sürecini kolaylaştırmak için süreci kolaylaştırmak için bir bilgi haritası oluşturun, bir bilgi haritası kullanın.Bilgi haritaları yapmak için, yakalamak istediğiniz ürünlerle ilgili endüstri, süreçler ve bilgileri düşünün, ardından her biriyle ilgili varlıkları haritalayın.Aşağıda, etkinlik ekibinin sponsorluk hakkında bilgilerini hızlı bir şekilde yakalamak için nasıl haritalamayı kullandığına bir örnek verilmiştir.Sponsorluğun önemli yönlerini haritalayarak ekibin nasıl başladığının resmini görebilirsiniz ve tüm kaynakları tüm farklı iş akışlarında kaydedebilirsiniz.
Bilgi haritanızı oluşturmak için görüntü kaynağı, çalışanlarınızdan günlük işlerini yapmalarını ve işi tamamlamak için kullandıkları tüm bilgi varlıklarını kaydetmelerini isteyin. Bu tek başına bilgiyi aktarmak için güçlü bir temel oluşturabilir. Bilgi aktarım sürecini başlatma Bilgi gerçek aktarım sürecini takip edersek, başlatmak tüm bunları hazırlamak ve çalışanları veya ekipleri bildiklerini yakalamaya dahil etmek anlamına gelir. Ancak bağlamımızda, bu egzersize eğitim olarak yaklaştığımız için, bu basit bir bilgi aktarımı altyapısı başlatmak anlamına geliyor. Yakaladığınız tüm bilgileri oluşturmak ve paylaşmak için wiki veya intrazit oluşturmak için Google sitelerini kullanabilirsiniz. G Suite ile tüm çalışanlarınıza uygun erişim (düzenleme veya görünüm) sağlayabilmelisiniz. Veya canlı ve nefes alan bir versiyon oluşturmak için Wikipress gibi çözümleri kullanabilirsiniz. Yeni bilgi eklemek, yeni yayınlar eklemek, Google’ı kullanarak sorunsuz bir şekilde arama yapmak kadar kolaydır (hepsi otomatik önerilerle işlevlerle!
