Süreç belgeleri nedir?Ve sürecinizi doğru şekilde nasıl belgelersiniz?
Süreç, bir iş yürüten yaşam yoludur. Dokümantasyon süreci – veya süreç dokümantasyon süreci – iş süreci yönetiminin kalbinde yer alır ve iyi yağlanmış bir makine gibi çalışabilmeleri için işin yönetilmesine ve paylaşımına yardımcı olur. Süreci prosedürle karıştırmak çok kolaydır, ancak her ikisi de temelde farklıdır. Anlaşılması kolay süreç belgelerini nasıl yazabileceğinizi tartışmadan önce, bu terimlerdeki farklılıkları görelim. Process Vs. ISO prosedürü, süreci “istenen sonuçları sağlamak için girdi kullanan birbiriyle ilişkili veya etkileşen faaliyetler kümesi olarak tanımlar. ”
Öte yandan, prosedür “bir etkinlik veya süreç gerçekleştirmenin belirli bir yolu” olarak tanımlanır. Dokümantasyon bağlamında, sürecin closeup detaylı gibi prosedürler gibi yüksek seviyeli bir anlık görüntü olduğunu söyleyebilirsiniz. Bir süreç. Bir dizi faaliyet veya iş akışının belirli organizasyonel hedefleri nasıl sağladığını açıklar, prosedür bir süreçten farklı faaliyetleri gerçekleştirmenin doğru yolunu sağlar. Bunu perspektife yerleştirmek için, insan kaynaklarını bir iş süreci olarak almak. , asimilasyon, offtrobing, vb. Prosedürler.
Standart işletim süreci ve prosedür belgeleri (SOP), şirket tarafından ilgili süreçlerini ve prosedürlerini belgelemek için kullanılan araçlardır. İkisini belgelemek birkaç genel adım içermesine rağmen, kapsam farklıdır. Öyleyse, iş sürecinin belgelerinin ve kısa bir süreç belgesi oluşturmak için nasıl ihtiyacınız olan doğru adımların nasıl olduğunu görelim. Sahip olduğunuz her süreci belgelemek için bant genişliğiniz olmadığı sürece belgelenecek süreci belirleme (hiç ihtiyaç duyulmayabilir!), En iyisi, iş faydalarınızı etkileyen bir süreç seçmektir. En önemlisi. Aşağıda hızlı bir tazeleme:
Operasyonel süreç, sizin için para kazanan bir süreçtir. Bir SaaS servis sağlayıcısıysanız, müşteri hizmetleri, müşteri elde tutma (ve gelir) ile ilgili olduğu için temel operasyonel süreçlerinizden biridir.
Destekleme işlemi, çalışmanızı hareket ettiren bir arka uç işlemidir. Müşteri hizmetleri çalışanlarınıza eğitim sağlamak destekleyici bir süreçtir.
Yönetim süreci her iki çabayı da yönlendiren bir süreçtir. Örneğin, yıllık bir büyüme hedefi belirlemek bir yönetim süreci olacaktır.
Hızlı İşlem İşlemi Belgelendirme işlemi Kısa süreç belgeleri yazmak için bu adımları izleyin. Destek almak için proje yönetimi belgelerinden bu şablona bakın:
Tanımlayıcı sürecin adını yazın. Sürecinizi belgelemek için ilk adım olarak, işlemi doğrudan tanımlayan bir isim yazın. Sürecinizin amacını hazırlayın. Sürecin amacı, sürecin örgütsel hedeflerin gerçekleştirilmesine nasıl yardımcı olduğunu açıklar. İşe alım sürecinin amacı, örneğin, kültürleriyle uyumlu en iyi yeteneklere sahip bir şirket bulmaktır. Kapsamı ayarlayın. Sürecin kapsamı, kapsamında neleri ve bazen de ortaya çıkan şeyleri açıkça tanımlar. Örneğin, işe alım süreci yeni çalışanların lojistik yer değiştirmesini içerebilir veya içermeyebilir. Sınır hatları. Bir sürecin nerede başladığını ve bittiğini bildirme sürecinin sınırları. Sınırların belirlenmesi çok önemlidir, çünkü süreci başlatmak için gereken kaynakların bulunmasına yardımcı olur ve uygulanması için gereklidir. Örneğin, bordro işlemi ancak personelinizin günlükleri, izin vb. Hakkında bilginiz varsa yapılabilir. İK işleminizden. Girişlerin bir listesini yapın. Bir işlemdeki girdi, süreci başarıyla tamamlamak için gereken kaynaklardır. Çıktı listesi. Bir sürecin çıktısı, başarıyla gerçekleştirilen süreç tarafından üretilecek nihai sonuçtur.
İşlem akışında meydana gelebilecek istisnalar olasılığını kaydedin. Proses belgeleri bir işlem için bir tür konteyner belgesidir … bu nedenle meydana gelebilecek her sapmanın da belgelenmesi gerekir. Bu tür istisnalara örnek olarak, bir adayın bir iş teklifini kabul etmemesidir. Rolleri tanımlayın. Bir süreçteki her faaliyet bir rol tarafından gerçekleştirilir. Yani, sürecinize katılan herkesin tanımlanması. Tüm bu roller de bir süreçte paydaşlardır. Bir sürecin iyi yapıldığından kimin ne yapacağından ve ne zaman yapacağınız konusunda bir fikir birliği olduğundan emin olun.
Yukarıdaki örneğe bakarsanız, işe alım yöneticisi işe alım sürecinin ana paydaş olsa da, başkalarını da içerdiğini göreceksiniz. Örneğin, bir şirketin teknik görüşmeler yapmak veya başvuruları gözden geçirmek için birkaç teknik personeli olabilir. Süreç belgelerinin genel fikri, tüm bunları belgelemektir, böylece bir süreç her zaman tutarlı bir şekilde yapılabilir. Bununla birlikte, süreç belgeniz hazır olmalıdır. Ama önce sunmayın. İşleminizin doğrulanması. Sürecinizi başlatmadan önce, tüm yaşam döngüsü sırasında hareket halinde gözlemleyin ve işin gerçekte nasıl meydana geldiğini gerçekten yansıtıyor olup olmadığını doğrulayın. Bu şekilde sizinle çalışmak için bir danışman da işe alabilirsiniz. Karşılaştığınız her farkın üstesinden gelin. Tüm paydaşlar tarafından gözden geçirilen ve onaylanan bir iş süreci belgesi hazırladıktan sonra süreç belgelerinizi başlatın. Çoğu durumda, her departman/ekip için bir düzine süreçle sona ereceksiniz. Her işlemin gerekli farklı görevlere göre bir dizi SOP/prosedürü de olacaktır. Tahmin edebileceğiniz gibi, bu çok fazla içerik. Bu nedenle süreç belgeleriniz için iyi bir organizasyon kullanmak çok önemlidir.
Farklı departmanlarınızdaki çeşitli süreçleri bulmak ve erişmek kolay olmalıdır. Bu çok fazla iş gibi geliyorsa, benimseme oranınız azalacaktır. Knowall gibi temalar, bu sorunun üstesinden gelmenize ve sürecinizi ekibinize en uygun ve kullanıcı dostu bir şekilde sunmanıza yardımcı olabilir. İç bilgi tabanı uygulamak da bu konuda yardımcı olabilir. Sürecinizi geliştirin şimdi, süreci belgelemeye yatırım yapmanın temel nedenlerinden biri, sorunlarını teşhis etmek ve optimize etmenin yollarını bulmaktır. Yukarıda gösterilen işe alım süreci bir örnektir. Bir şirket, yeni çalışanın onlarla bir yıldan az bir süre içinde yaşadığını fark ettiğinde tasarlandı. Altı aylık performans değerlendirmesi, iş memnuniyeti incelemeleri ve indirimi azaltmak için işe alım müdürünün değerlendirmeleri gibi faaliyetleri birleştirmek için optimize edilmiş olanları işe alma süreci: Ayrıca gerçek ürününüzün sonuçlarını istenen sonuçlarla ölçmeniz ve boşluğu kapsamaya çalışmanız gerekir.İşleminiz için KPI ayarlamak, gerçek performansı görmenize yardımcı olabilir.Ürettiğiniz süreç belgelerinin çoğu genellikle gerçek sonuçlara sahip olacaktır, etki kolayca ölçülebilir – örneğin işe alım sürecinde azalma seviyesi.İşlem belgeniz dinamiği için bir revizyon programı yapın.Takım büyüdüğünde veya rol revize edildiğinde değişir.Ayrıca dış gelişime uyum sağlamak için değişirler.Optimizasyon ayrıca bir işletmeyi iş akışını değiştirmeye zorlar.Başka bir deyişle, PDF belge işlemi çalışmaz.Süreç belgeniz “doğrudan” öğe olmalıdır
