Kapsamlı Adımların Standart İşletim Prosedürü (SOP) nasıl yazılır
Sabit çalışma prosedürü (veya sadece SOP) olarak da adlandırılan standart çalışma prosedürü, belirli görevleri veya işlemleri tamamlamak için adım adım bir dizi adımdır. Başka bir deyişle: onlar “nasıl”. Çalışan oryantasyonu veya serbest ürün güncellemeleri veya tam destek biletleri gibi görevleri tamamlamak için kaynaklarınız tarafından atılabilecek doğru adımları içerir. SOP’un faydaları her şeyden önce, SOP işin standartlaştırılmış (kalitesi). Tutarlı bir çalışma şekli uygularlar. Destek biletlerini işlemek için standart işletim prosedürleriniz varsa, tüm destek kaynaklarınız aynı şekilde çalışarak tutarlı bir destek deneyimi sunacaktır.
SOP aynı zamanda en iyi çalışma yolunu güçlendirir, çünkü sadece başarısız olmayan ve işleri tamamlamak için optimize edilmiş uygulamalar sunar. Kullanıcılarına görevlerini baştan sona tamamlamak için ihtiyaç duydukları her şeyi vererek bilgi paylaşımını da desteklerler. Ayrıca eğitim materyalleri olarak çoklu işlev görürler ve yeni çalışanlara hızlı bir şekilde yardımcı olurlar. SOPS çeşitli formatlarda gelebilir, çünkü operasyonlar farklı işletmeler için büyük farklılıklar gösterir … ancak genel olarak üç bölümlü bir yapıya sahiptirler. Standart çalışma prosedürünün üç bölümünün yapısı çoğu standart çalışma prosedürü en az üç parça ile gelecektir:
İlk bölüm standart çalışma prosedürünü açıklar.
İkinci kısım, SOP’un aslında “gövdesi” ya da talimatlarıdır.
Üçüncü bölüm, SOP kullanıcıları için yararlı olabilecek tüm referans malzemeleri (ekler, notlar vb.) Sunar.
Öyleyse, kaynaklarınız tarafından gerçekten kullanılan iyi ve özlü bir standart işletim prosedürünü nasıl yazabileceğinize bakalım. Standart çalışma prosedürünüzün ilk bölümünü yazın Standart çalışma prosedürünün ilk kısmı başlık sayfasıdır ve birkaç ayrıntıyı listeler. İşte bu bölümü doğru almak için izlemeniz gereken adımlar. Standart çalışma prosedürünüz için net bir başlık yazın. Çorba başlığınız ihtiyacınız olan çok fazla veya az bilgiye sahip olabilir. Çoğu SOP en azından:
Tanımlayıcı SOP başlığı
Sahibinin ve gözden geçirenin adı
Onun için amaçlanan kişinin/rolün adı (“kullanıcı”)
Ayrıca aşağıdakiler gibi ek ayrıntılar da olmalıdır.
Çorba ne zaman kullanılmalı
SOP’ları gerçekleştirmek için gerekli erişim/araç seviyesi
Uyarı mesajları veya herhangi bir uyarı
Bazı işletmeler ayrıca, işletim prosedürünün başlık veya standart sayfalarına bir revizyon geçmişi ekler. Ancak bu da son bölümde listelenebilir.
Bu standart çalışma prosedürü şablonu (Ironstone’dan) iyi bir başlık kullanır:
Süper başlıklı standart işletim prosedürleri! Standart çalışma prosedürlerinizin amacını yazın. Standart çalışma prosedürünüzün amacı kullanıcıya SOP’un ne olduğunu anlatmaktır. Örneğin, destek biletlerinin işlenmesi ile ilgili standart işletim prosedürünün amacı basit olabilir: Bu prosedür, giriş biletlerinin nasıl ele alınacağı ve bunları yerleşime (veya gerekirse yükseltmeyi) nasıl izleyeceği ayrıntılı olarak ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Standart çalışma prosedürünüzün kapsamını yazın. SOP’nizin kapsamı nerede başladığını ve bittiğini özetler.
Bunun “iş” olduğunu unutmayın. Ve bu da zaman alıyor. Böylece destek bant genişliğinizi etkileyecektir. Ayrıca, SOP yazmak teknik yazma becerileri gerektirir, bu nedenle tüm çalışanlarınız bunu düzgün bir şekilde yapmaz. Sürecin ne olduğunu bilecekler, ancak nasıl belgeleyeceklerini anlayamayabilirler. Bunu yapmak için ücretsiz teknik yazarlar alın. Burada hatırlanması gereken bir ipucu, prosedürü gerçekten yaparken SOP yazmaktır, böylece ilk taslağınız mümkündür. Görevin tamamlanmasını üreten adımlara ek olarak, bilinen istisnayı not edin ve üstesinden gelin. Örneğin: Adım X: Seviye Temsilcisi’ne devam edin. Not: Ofis dışında bir mesaj alırsanız, Biletine Destek Yöneticisi’ne devam edin. Mesele, beklenmedik sonuçların da üstesinden gelmektir.
Standart çalışma prosedürünüzün son bölümünü yazın SOP’nizin son kısmı referans materyali için ayrılmıştır. Bu, SOP’ları ek yardım için kullanan veya sadece SOP’ları yöneten insanlar tarafından kullanılabilecek malzeme ile ilgilidir. Bu, dahili bilgi tabanı makalelerine, kontrol listesine, formlara, iletişim bilgilerine vb. Bağlantılar şeklinde olabilir. Düzeltici eylemlerin beklenmedik durumları ve içeriği de burada.
İstenen sonuçları (görev tamamlama) elde etmek için SOP’nizin eksiksiz ve doğru ve güvenilir olmasını sağlamak için en iyi yolun eksiksizliğini ve doğruluğunu test edin.Dolayısıyla, standart bir işletim prosedürü yazdıktan sonra, uygulamak için birine (yazar dışında) bırakın.Yalnızca sağlanan belgeleri (SOP!) Kullanarak görevi tamamlamalıdırlar.Ayrıca, sizden aldıkları tek destek çorbanız olduğu bir kez iş için bir uzman kiralayabilirsiniz.Sınavlardan SOP uygularken kayıp hissettikleri veya trafik hissettikleri tüm puanları kaydetmelerini isteyin.Bu, belirsiz talimatların veya eksik bilgilerin bir işareti olabilir.
Tüm bunları düzeltmelisin. Standart çalışma prosedürünüzü başlatın SOP’nuz hazır olduktan sonra, başlatma zamanı, çünkü en iyi çorba takip edilmedikçe işe yaramaz. SOP’u takip etme konusunda deneyimli çalışanlarınızı yapmak genellikle zordur çünkü yaptıkları şeyleri biliyorlar. Onlara SOP’ları satmak için, onları nasıl takip edeceğini vurgulamak, tüm küçük şeyleri hatırlamaktan kurtulur. Bununla birlikte, daha derin bir düzeyde, şirketinizin kültürünün bir parçası olarak SOP ile uyum sağlamanın bir yolunu bulmalısınız. SOP’un performansını nadiren optimize etmek “bir kez ve bitmiş” sürecidir, çünkü birçok şey değişir. Yeni yasa SOP’nize birkaç adım ekleyebilir. Teknoloji çözümünü yığınınızdan değiştirmek, prosedürde bir dizi güncelleme gerektirebilir. Beklenmedik sonuçlar yaşamak sizi SOP’a dönmeye ve gerektiğinde ek adımlar veya doğru hatalar eklemeye zorlayabilir. Kaptın bu işi. Kısacası: SOP’nuz “hayat, nefes alıyor” belgesidir.
